Anwenderbericht: TimePartner Personalmanagement GmbH

Personal digital

Die höchsten Papierberge in Unternehmen sind in der Buchhaltung zu finden, dicht gefolgt von der Personalabteilung. Bis vor kurzem war das auch beim Personaldienstleister TimePartner der Fall. Nach einer Revision im Frühjahr 2013 schafften die Hamburger die Voraussetzungen für die Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und die elektronische Personalakte. Zum neuen „Stammpersonal“ gehört das Workflow-Management-System JobRouter®. Seine Persönlichkeitsmerkmale: Toleranz gegenüber jeglichen Schnittstellen, ein unbestechliches datenhungriges Gehirn und Highspeed-Arbeitstempo.

Geduldiges Papier

Papier steht ja im Verdacht, geduldig zu sein. Besonders viel davon findet man (noch) in den Aktenschränken des expandierenden Personaldienstleisters TimePartner. Das bundesweit tätige Unternehmen beschäftigt etwa 8.000 Mitarbeiter und unterhält rund 100 Niederlassungen. Rein rechnerisch lagern an jedem Standort durchschnittlich 80 prallgefüllte Akten. Plus die unzähligen Altakten ehemaliger Mitarbeiter, deren Inhalte aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erst nach einem Jahrzehnt geschreddert werden dürfen. Doch die Tage der Papierberge sind gezählt, seit das Workflow-Management-System JobRouter® Einzug ins Unternehmen gehalten hat.

„Sobald wir die letzten sechs Niederlassungen digitalisiert haben, erfolgt eine Vollständigkeitskontrolle und danach wird jedes Stück Papier vernichtet, das rechtskonform entsorgt werden darf“, sagt Florian Reichel, der bei TimePartner als Manager Payroll für die Sicherstellung gesetzes- und tarifvertragskonformer Abrechnungen zuständig ist.

Aufräumen im Blätterwald

Die herkömmliche Abwicklung verlangte jahrelang Engelsgeduld von Reichel und seinem Team. Täglich landeten E-Mails mit hunderten eingescannten Tätigkeitsberichten aus den Niederlassungen in der Hamburger Zentrale. Diese mussten überprüft werden, ob sie vollständig, plausibel und mitarbeiter- sowie kundenseitig unterschrieben sind. Nach der Verarbeitung wurden diese in handsortierter Reihenfolge mit der Rechnung versendet.

Eine einzige Monatsrechnung mit 20 entliehenen Mitarbeitern umfasste 80 bis 90 Blatt Papier - bei mehreren tausend Rechnungen im Jahr ein ressourcenzehrender Ablauf. Das Problem: Zusätzlich zum Porto- und Transportaufwand war die manuelle Kontrolle und Weiterverarbeitung der unkommentierten, unsortierten Scandateien sehr personalintensiv und zeitaufwendig. Eine elektronische Lösung musste her. „Wir brauchten einen zertifizierten Prozess und zertifizierte Systeme, schließlich auch neue Scanner“, resümiert Reichel. Zudem galt es, einen erfahrenen Projektpartner zu finden, der Umstellungsprozesse dieser Größenordnung gestalten konnte.

Wie Scanner lesen lernen

Zwei Punkte waren Reichel zufolge essentiell: Die elektronische Aktenführung und die Verarbeitung der Tätigkeitsnachweise für die Lohnberechnung und die Rechnungsstellung als Teil der Personalakte. Damit die Akten digitalisiert werden können, müssen Scanner mehr können als kopieren. Ein Dokumenten-Nummernsystem hilft beim Lesen lernen. Die Nummerncodes werden auf das Papier gebracht, damit der OCR-Leser smart FIX die relevanten Felder erkennt und ausliest. Nachdem Daten und Dokumente in digitaler Form vorliegen, kommt das Workflow-Management-System JobRouter® zum Einsatz und zeigt, wie effizient Arbeitsabläufe in der Personalabteilung vonstattengehen können.

JobRouter® als Dreh- und Angelpunkt

Sein Talent liegt in der Zusammenführung und Zuordnung von Informationen und Aufgaben. JobRouter® stellt nicht die elektronische Personalakte dar, sondern ist der Botendienst, der den Anwendern hilft, produktiv zu sein. JobRouter® arbeitet klaglos mit jedem System zusammen und schafft jedes Arbeitspensum. Das Workflow-Management-System macht das zeitgerechte Abarbeiten von Aufgaben und das Kombinieren, Auswerten und Ordnen von Daten zum Kinderspiel – vorausgesetzt, man hat Zugriff. Denn Datenschutz genießt im Personalbereich oberste Priorität. „Wir haben ein Berechtigungssystem entwickelt, das schon beim Einloggen in Windows prüft, wer was darf“, sagt Reichel.

„Höchstmaß an Transparenz in der Rechnungsstellung“

JobRouter® identifiziert Personalnummern, gleicht Personaldaten ab und stellt geprüfte Werte in Erfassungsmasken ein. Durch automatische Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen fallen Unstimmigkeiten sofort auf. Schließlich führt JobRouter® die Rechnungsformulare mit den bereits erfassten Tätigkeitsnachweisen zusammen und stellt diese für den elektronischen oder postalischen Versand bereit.

Vor dem Versand aber wird via JobRouter® eine Vorlaufrechnung nach dem Vier-Augen-Prinzip mit der Niederlassung abgestimmt. Am Ende transportiert das Workflow-Management-System alle Daten und Dokumente zum Archivsystem, wo sie revisionssicher abgelegt werden.

Florian Reichel schätzt die enorme Qualitätssteigerung innerhalb der elektronischen Personalakte. Wenn er kontrollieren will, ob alle Sicherheitsunterweisungen vorhanden sind, selektiert er nach der entsprechenden Dokumententypennummer.

Ruft ein Kunde bezüglich einer Rechnungsunstimmigkeit an, greift er - ohne den Schreibtisch zu verlassen oder bei Dritten nachhaken zu müssen - auf die Matchingdatenbank zu, filtert den Mitarbeiter heraus und lässt sich von JobRouter® zugeordnete Tätigkeitsnachweise und Rechnungen anzeigen. „Grundsätzlich sind viele Arbeitsschritte leichter und effektiver“, fasst Reichel zusammen. Ein Niederlassungsleiter könne jederzeit prüfen, ob die Anzahl der Mitarbeiter mit den vorhandenen Arbeitsverträgen übereinstimme. „Dazu muss er nicht mal aufstehen.“

Ziel: Erste Adresse im Arbeitsmarkt

Die Digitalisierung verändert auch die Zusammenarbeit mit den Kollegen. Deutlich wird dies am Beispiel einer Stichprobe bei einer Revision: Mitarbeiter in unzähligen Niederlassungen mussten ihre Arbeit unterbrechen, sich durch Aktenberge blättern und Papierpäckchen schnüren. Heute bekommen sie im Idealfall nicht einmal mit, dass eine Prüfung läuft, denn JobRouter® zieht die benötigten Daten blitzschnell aus den virtuellen Schubladen. Kontaktanlässe widmen sich heute dem Kerngeschäft – der Personaldienstleistung, welche von einem perfekten Zusammenspiel von Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen profitiert.

Die Vorteile der elektronischen Personalakte

  • Erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, ist revisionssicher
  • Spart Zeit, Personal, Material und Lagerkapazität
  • Schützt Daten durch sicheres Berechtigungsmanagement
  • Erhöht die Effizienz durch ortsunabhängige, auch zeitgleiche Zugriffsmöglichkeit
  • Erlaubt automatische Plausibilitäts- und Vollständigkeitsüberprüfungen
  • Ermöglicht Verfügbarkeit für externe Prüfungen
  • Transportiert Inhalte, ohne Transportkosten/-aufwand zu verursachen

Projektdetails

  • Branche: Personaldienstleistung
  • Mitarbeiter: ca. 8.000 an rund 100 Standorten
  • Vorgänge: 3.000 Vorgänge / Tag über alle Prozesse hinweg
  • Besonderheiten: Anbindung an Branchensoftware L1 (LANDWEHR Computer und Software GmbH), DocuWare DMS, smart FIX (Insiders Technologies GmbH)
  • Projektdauer: 15 Monate über alle 100 Standorte und die Zentrale
  • Geplante Prozesse: Revisionsprozess
Florian Reichel, Payroll Manager TimePartner Personalmanagement GmbH

„Die Eins in der Hausfarbe Grün und unser Claim ‚YOUR BEST PARTNER‘ stehen klar für unser Ziel, die erste Adresse auf dem deutschen Arbeitsmarkt zu sein. Unsere Kunden vertrauen auf uns. Vertrauen braucht man auch bei der Einführung der elektronischen Personalakte – sowohl was den Dienstleister betrifft als auch die Software.
Wir haben uns mit dem Workflow-Management-System JobRouter® bewusst für ein losgelöstes System entschieden, um bei Bedarf individuell Software-Produkte auszutauschen, ohne in einem einzigen System gefangen zu sein. Wer die Umstellung ohne zusätzliches Personal stemmen will, muss bei den Mitarbeitern viel Aufklärungsarbeit und Unterstützung leisten. Wir haben immer wieder Feedback und Verbesserungsvorschläge eingeholt. Nun können wir sagen: So läuft es gut! Auch dank der guten Zusammenarbeit mit unserem IT-Verantwortlichen Torsten Weise und dem JobRouter-Vertriebspartner."

Florian Reichel, Payroll Manager TimePartner Personalmanagement GmbH

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