Extra-Personalservice - Anwenderbericht

„DIE SMART FIX CLOUD IST FÜR UNS EIN RIESENSCHRITT NACH VORNE“

Der norddeutsche Personaldienstleister Extra Team spart sich den Postversand und scannt seine Belege dezentral über eine Cloud-Lösung. Immer mehr Prozesse werden digital über DocuWare gesteuert – demnächst auch die Eingangsrechnungen.

Der Personaldienstleister Extra Team zählt mit über 30 Jahren Erfahrung zu den ältesten Dienstleistern auf dem Markt. Das Unternehmen vermittelt nicht nur Fachkräfte fürs Büro und technische Bereiche, sondern auch Pflegekräfte und Kita-Personal – Branchen, in denen der Bedarf besonders hoch und fast immer dringend ist. Für die Fortbildung seiner etwa 300 Zeitarbeitnehmer betreibt das Unternehmen sogar eine eigene Akademie. Zu den Niederlassungen Hamburg, Berlin, Dresden und Lübeck kommen mit den diesjährigen Neueröffnungen in Leipzig und Potsdam zwei weitere hinzu.

Bereits seit 2012: Digitale Personalakte

Was andernorts noch in den Kinderschuhen steckt, ist in der Hamburger Zentrale von Extra Team bereits seit 2012 Standard: die digitale Personalakte. Dafür mussten alle Verträge, Nachweise und was sonst noch an Papierbelegen im Vermittlungsalltag anfällt, in eine elektronisch bearbeitbare und archivierbare Form gebracht werden. Am einfachsten schien es, die Belege zentral einzuscannen und den Kollegen in den Niederlassungen dann die digitale Version zur Verfügung zu stellen. Bis zu fünf Mitarbeiterinnen kümmerten sich täglich um die aus den Niederlassungen eingehenden Umschläge: Barcodes wurden generiert, ausgedruckt und auf die zum Einscannen vorsortierten Seiten geklebt. „Zu den positiven Erfahrungen zählte die riesige Platzersparnis durch die wegfallenden Aktenberge und die einfache neue Schlagwortsuche“, erinnert sich der stellvertretende Leiter der Hauptverwaltung, Marcus Eger. „Aber es gab auch öfter fehlerhafte Strichcodes und so musste nachgearbeitet werden.“

Die Digitalisierung der Altakten wurde an einen Scandienstleister ausgelagert. Insgesamt wurde das Arbeiten zwar leichter, aber nicht schneller, denn der Postweg nahm bis zu zwei Wochen in Anspruch und bremste die Kollegen aus. Auf der Suche nach einer Lösung wurde Mitte 2015 zuerst das klassische Barcode-System durch das digitale Vorgangsnummern-System der tutum GmbH abgelöst. Drei der fünf Kolleginnen konnten auf Anhieb für anspruchsvollere Aufgaben eingesetzt werden.

„In Prozessen zu denken hat uns weiterentwickelt“

Mit den digital erzeugten, fortlaufenden Belegnummern beschleunigte sich die Digitalisierung der Unterlagen immens. Dies beeinflusste Marcus Eger zufolge auch die internen Abläufe. „Wir mussten unsere Prozesse überdenken. In der Folge haben wir ein Belegartensystem eingeführt, Belege klar definiert und so unser Qualitätsmanagementsystem weiterentwickelt.“ Resultat war ein genau durchdachter Eingangs- und Archivierungsprozess in DocuWare mit fortlaufend steigendem Automatisierungsgrad. „Die Mitarbeiter üben nun eine überwiegend kontrollierende Funktion aus, so bleibt mehr Zeit für andere Tätigkeiten“, zieht Marcus Eger Bilanz. „Die Aufgaben fühlen sich wertiger an und die Kollegen sind zufriedener.“

Die nächste Stufe: smart FIX

Seit 2017 nutzt Extra Team smart FIX, ein intelligentes Beleglesesystem, das Dokumente klassifiziert ausliest und die Daten digital nutzbar macht – für Marcus Eger „ein Riesenschritt nach vorne“.

Im Zusammenspiel mit einer Datenbank werden alle Informationen vom System plausibel geprüft. Heute kann jeder Arbeitsvertrag und jeder Tätigkeitsnachweis anhand des Belegnamens und der Dokumenten-ID vom System erkannt, zugeordnet und weiterverarbeitet werden – teilweise sogar dunkel, also komplett ohne menschliches Eingreifen. Wie bei der Archivierung der Rahmenverträge: smart FIX liest die Namen des verliehenen Mitarbeiters, des Kundenunternehmens und die Kundennummer des gescannten Vertrags aus und legt das Vertragswerk aufgrund der ID-Nummer sofort revisionssicher im Archiv ab.

„Wenn der Vertragspartner noch eine schriftliche Ergänzung vorgenommen hat, wird das vom System registriert und eine Nachfrage beim zuständigen Mitarbeiter ausgelöst – das ist eine Riesenerleichterung“, lobt Marcus Eger. Dafür sorgt sicher auch ein anderes Feature: smart FIX kann sich zusätzliche Informationen aus der Datenbank herausziehen und für die Bearbeitung mit Informationen anreichern beziehungsweise ergänzen, die auf dem Dokument selbst nicht vorhanden sind.

Schrifterkennung erleichtert Auswertung

Dass smart FIX eine Schrifterkennung besitzt, erleichtert insbesondere die Auswertung der von Hand ausgefüllten Tätigkeitsnachweise, die ja Basis für Kundenrechnungen und Lohnzahlungen sind. „Wir erwarten hier eine automatische Erkennung von 20 Prozent“, gibt Marcus Eger zu. Alles andere müsse manuell über eine Maske eingegeben werden. „Aber wir werden von tutum sehr gut betreut und wissen, dass sich das immer weiterentwickeln wird.“ Für mehr Geschwindigkeit sorgt zudem der Wegfall des Postversands, denn in den Niederlassungen werden die Dokumente direkt eingescannt und den Kollegen elektronisch zur Verfügung gestellt – über eine deutsche Cloud.

Bevorzugt: deutsche Cloud

Weil sich die Anschaffung eines eigenen Pakets erst ab einem höheren Belegvolumen rechnet, hat sich Extra Team für die Cloud-Lösung entschieden. Für die hochverfügbare Cloud, die auf einem Server bei tutum läuft, gilt der Datenschutz nach deutschem Recht. Auch das war dem Personaldienstleister wichtig: Sicher zu sein, dass die sensiblen Daten der Mitarbeiter und die Geschäftsgeheimnisse aus den Vertragsverhältnissen mit den Kunden nicht ausgespäht oder missbraucht werden können – das Bundesdatenschutzgesetz zählt weltweit zu den strengsten Vorschriften im Umgang mit Daten überhaupt.

Zahlt sich aus: digitalisierte Eingangsrechnung

Mit den gesammelten Erfahrungen startet Extra Team aktuell in die Verarbeitung digitalisierter Eingangsrechnungen. Im System erhält die Rechnungsdatei zunächst den Status „zu prüfende Rechnung“ – dadurch wird ein Rechnungs-Workflow angestoßen. Die bereits vorhandenen Strukturen in der Datenbank helfen dabei, Rechnungen gesetzeskonform nach definierten Freigabeschritten zu bearbeiten.

Auch hier setzt der Personaldienstleister auf webbasierte Prozesse und spart sich so nicht nur die Installationen an den Arbeitsplatzrechnern, sondern auch hohe Anschaffungskosten – die monatliche Berechnung der Nutzungsgebühren erfolgt belegorientiert und deckt auch zwischenzeitliche Peaks ab. Eine clevere Lösung, die genauso flexibel mit dem Unternehmen wachsen kann, wie es erforderlich ist.

Die Vorteile

    • Mehr Flexibilität und Kostenersparnis durch Cloud-Lösung
    • Server in Deutschland, hochverfügbar und nach deutschem Datenschutzrecht
    • Bessere Qualitätskontrolle
    • Automatisierte Informationsanreicherung
    • Wegfallende Porto- und Lagerkosten
    • Zeitersparnis

Projektdetails

    • Kunde: Extra-Personalservice GmbH
    • Branche: Personaldienstleistung
    • Software: DocuWare Professional, smart FIX Cloud, ttm Archiv-Importer
    • Prozesse: Digitale Personalakte, intelligente Beleglesung, elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
    • Schnittstelle zur Branchensoftware AÜOffice® von prosoft EDV - Lösungen GmbH & Co. KG
Marcus Eger, stellv. Leiter der Hauptverwaltung Extra Team

„Prozesse in der Cloud mit DocuWare und smart FIX bieten uns einen attraktiven Mehrwert: Wir brauchen weder Infrastruktur noch müssen wir uns um einen eigenen Server kümmern.“

 

Marcus Eger, stellv. Leiter der Hauptverwaltung Extra Team

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