GIS Personallogistik GmbH - Anwenderbericht

„Die Digitale Personalakte bietet uns Riesenvorteile“

Der führende Personaldienstleister am Niederrhein, die GIS Personallogistik GmbH, ist auf Wachstumskurs. Seit der Einführung der Digitalen Personalakte werden die Belege von 540 Mitarbeitern in sieben Standorten deutschlandweit und in der Verwaltung in Mönchengladbach tagesaktuell verarbeitet und archiviert.

Wer über soziale Verantwortung und Verdienstmöglichkeiten spricht, denkt in der Regel nicht an Personaldienstleister. Am Niederrhein ist das anders. Dort hat im Sommer 2000 Hartmut Schiffer seine Vision von der menschlichen Arbeitswelt verwirklicht und GIS Personallogistik gegründet. Getreu seines Mottos „Menschen verbinden“ vermittelt der Dienstleister seit nunmehr 17 Jahren Fach- und Führungskräfte für den kaufmännischen und gewerblich-technischen Bereich. 

Bremsklotz Papierakte

Zwei Umzüge, sieben Niederlassungen und einen Generationenwechsel später führen die Söhne Swen und Björn Schiffer das Werk des Vaters fort. Ihr Ziel: Nicht nur bei der Werteorientierung, sondern auch in puncto Digitalisierung der Betriebsabläufe eine Vorreiterrolle einnehmen – denn die papierlastige Verwaltungsarbeit bremste alle aus. Weil der Postweg von Stundenzetteln mehrere Tage kostete, konnten in der Zentrale keine Kundenrechnungen erstellt werden. Die Belegsuche verursachte unzählige Telefonate zwischen der Zentrale und den Niederlassungen. Das Gefühl, nicht ordentlich arbeiten zu können, sorgte für Konflikte – ein unhaltbarer Zustand für die harmoniebestrebten Geschäftsführer. 

„tutums Erfahrung mit Personaldienstleistern war uns wichtig“

Bei der Wahl des richtigen Partners für die Umstellung entschied sich Kaufmann Björn Schiffer nach längerem Sondieren für den Dokumentenmanagement-Spezialisten tutum. „tutum kennt die Prozesse in der Zeitarbeit und unsere Branchensoftware Landwehr L1. Bereits im ersten Meeting im August zum Rohkonzept haben uns Frau Rohde und Herr Körber nach Abläufen gefragt, an die wir noch gar nicht gedacht hatten.“ Das anschließende Feinkonzept beinhaltete bereits alle Schnittstellen und Definitionen für die unterschiedlichen Dokumentarten. Damit kann die Belegerkennungssoftware später alle Daten richtig einlesen und in das Dokumentenmanagement-System DocuWare übertragen.

Die Umstellung wurde gleichzeitig genutzt, um die Serverlandschaft aufzurüsten, eine digitale Zeiterfassung einzuführen, Lizenzen anzuschaffen und jede Filiale mit einem Scanner auszustatten. „Bis zur Umstellung im Oktober mussten wir selbst nichts mehr tun“, resümiert Björn Schiffer. Das Projektteam von tutum koordinierte die Zusammenarbeit mit dem lokalen IT-Dienstleister von GIS sowie mit dem Branchensoftwareanbieter Landwehr.

Die Geschäftsführer Björn Schiffer (li.) und Swen Schiffer setzen auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Das System zeigt, was bearbeitet werden muss

Direkt nach der Schulung durch tutum-Projektleiterin Nora Rohde konnten die GIS-Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten, sie mussten sich nicht mal umgewöhnen: Ein Knopfdruck in der gewohnten Benutzeroberfläche von Landwehr L1, und die digitale Akte in DocuWare öffnet sich. Jetzt sehen die Verwaltungsmitarbeiter in Mönchengladbach, welche Belege die Kollegen in Dormagen gerade eingescannt haben. Dank der bis ins kleinste Detail ausgeklügelten Indexwerte wissen sie sofort, wo ein Nachweis fehlt oder ein Urlaubsantrag genehmigt werden muss.

Um das Archiv müssen die Mitarbeiter sich bei laufenden Verträgen nicht mehr kümmern, denn DocuWare legt korrekte und vollständige Unterlagen automatisch revisionssicher ab. In den nächsten Monaten sollen nach und nach die Altakten eingescannt werden. Die tagesaktuelle Verarbeitung von Stundenzetteln macht den Versand von Kundenrechnungen am gleichen Tag möglich – akzeptiert dieser PDF-Rechnungen per E-Mail, geht es sogar noch schneller. Die zügigere Abrechnung erhöht Björn Schiffer zufolge die Liquidität. „Gemeinsam mit tutum haben wir noch mehr Optimierungspotenzial identifiziert. Als nächstes Projekt steht die Digitalisierung der Eingangsrechnungen an – dank der neuen Scanner sind wir darauf ja bereits gut vorbereitet.“

Arbeitgeber mit überdurchschnittlichen Leistungen

Swen und Björn Schiffer konzentrieren sich nun wieder auf ihr Kerngeschäft: Menschen in Arbeit zu bringen, offene Stellen bei Kunden zu besetzen oder auch als Master Vendor ganze Abteilungen zu koordinieren. Bei Bewerbern punkten sie mit betrieblicher Altersvorsorge, übertariflichen Löhnen, unbefristeten Verträgen, Weihnachtsgeld und Überstundenauszahlung bereits ab der ersten Überstunde. Betriebszugehörigkeiten von zehn Jahren und mehr sind deshalb keine Seltenheit. „Unsere Mitarbeiter schlagen sogar Übernahmeangebote aus, um sich nicht zu verschlechtern“, sagt Björn Schiffer. Als einer der ersten Personaldienstleister auf dem Markt bietet GIS einen Online-Shop für Stellenanzeigen an.
Platz eins im Ranking des Wirtschaftsmagazins Niederrhein Manager als größter Personaldienstleister der Region ist also kein Zufall.

Vorteile der Digitalen Personalakte

  • Spart Zeit und Personal
  • Sorgt für reibungslose Abläufe
  • Spart Büromaterial, Portokosten, Lagerraum
  • Verbessert die Zusammenarbeit zwischen Zentrale und Niederlassungen
  • Erhöht Liquidität durch tagesaktuelle Abrechnung
  • Bietet ein sicheres Rechte- und Zugriffsmanagement
  • Sichert die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (z.B. Löschung von Bewerberdokumenten nach 6 Monaten)
  • Entspricht den rechtlichen Anforderungen, hilft Aufbewahrungsfristen einzuhalten
  • Ist revisionssicher

Projektdetails

  • Kunde: GIS Personallogistik GmbH
  • Branche: Personaldienstleistung
  • Software: DocuWare, Digital Mailroom Suite, LANDWEHR L1
  • Prozess: Digitale Personalakte
  • Dokumentarten: Arbeitsvertrag, Stundenzettel, Arbeitsnehmerüberlassungsvertrag, Vermittlungsvertrag, Urlaubsantrag, Sonderurlaub, Überstundenabbau, Arbeitssicherheitsunterweisungen, SV-Meldung, Gesundheitsuntersuchung, Personaleinsatzinformationen, Ausgabescheine für Arbeitskleidung u.v.m.
  • Besonderheiten: Anbindung an Branchensoftware LANDWEHR L1 
Björn Schiffer, Geschäftsführer GIS Personallogistik GmbH

„Die Digitalisierung hilft uns, weiter zu wachsen und gleichzeitig unserem Leitbild „Menschen verbinden“ treu zu bleiben. Ob Mitarbeiterkommunikation, Zusammenarbeit mit den Niederlassungen oder Kundenbetreuung – alles läuft mustergültig. Das bietet uns Riesenvorteile.“

Björn Schiffer, Geschäftsführer GIS Personallogistik GmbH

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