Rygol Dämmstoffe - Anwenderbericht

„Die Umstellung auf DocuWare lief hervorragend“

Der Dämmstoffhersteller Rygol liefert Bestellungen bis zum nächsten Morgen auf die Baustellen der halben Republik – dank DocuWare ohne Stau in der Auftragsverwaltung und mit hocheffizienten Prozessen rund um die Buchführung und Archivierung.

Wenn es um innovative Energiespar-Dämmsysteme geht, zählt Rygol seit über 60 Jahren zu den führenden Herstellern von EPS-Schaumdämmstoffen, besser bekannt unter der Marke StyroporÒ. Am Firmensitz im niederbayrischen Painten und im zweiten Werk in Lauta in Sachsen entwickeln und produzieren über 220 Mitarbeiter Dämmsysteme für Dach, Wand, Boden und Keller, auch für Großprojekte im Hoch- und Tiefbau. Seit 2018 engagiert sich das Unternehmen im Recycling-Projekt PolyStyreneLoop zur Entwicklung einer nachhaltigen Kreislaufwirtschaft für gebrauchte Dämmstoffe. Weil die Gewerke am Bau Hand in Hand arbeiten, sind alle Abläufe bei Rygol auf Flexibilität und schnelle Lieferung getrimmt. Bei diesem Tempo kam das seit fast 12 Jahren eingesetzte Archiv-System nicht mehr mit. Es dauerte beinahe drei Jahre, bis ein zukunftsfähiges Dokumentenmanagement-System gefunden war, das alle Anforderungen im Hinblick auf Digitalisierung und Archivierung erfüllte.

„Die Auftragsverwaltung hat uns sofort überzeugt“

Thomas Sandl, Leiter der IT-Infrastruktur bei Rygol, erinnert sich noch genau an den Aha-Moment während der tutum-Präsentation. „Wir waren perplex, als uns von tutum exakt die Funktion vorgeführt wurde, nach der wir ewig gesucht hatten: Eine automatisierte Auftragsindexierung, die an unsere ERP-Lösung anknüpft und das bislang papiergebundene Auftragsmanagement auf eine digitale Ebene hebt.

Wir haben sofort gesagt, wenn das so einfach funktioniert, wechseln wir auf der Stelle!“ Selbst ein Upgrade des alten Anbieters konnte das Rygol-Team nicht mehr umstimmen. „DocuWare ist viel einfacher zu bedienen und genauso flexibel wie wir“, weiß Thomas Sandl inzwischen. „Es ist weitgehend selbsterklärend und wird von unseren anfangs teils skeptischen Mitarbeitern gut angenommen – innerhalb von einer Woche nach dem Rollout, das dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit tutum reibungslos verlief, war das Thema Umstellung erledigt.“

„DocuWare ist unser zweitwichtigstes System“

Zentrales System bei Rygol ist caniasERP – eine quelloffene ERP-Lösung, die von den hauseigenen Programmierern bis in die Tiefe beherrscht wird. Entsprechend unkompliziert verlief die Zusammenarbeit bei der Anbindung der neuen Lösung. Inzwischen gilt das neue DMS Thomas Sandl zufolge als zweitwichtigstes System, denn alle wesentlichen Abläufe, die das Kerngeschäft des Dämmstoffspezialisten ausmachen, können nun digital erledigt werden. Die benötigten Dokumente – Lieferscheine, Aufträge, Bestellungen, Rechnungen und mehr – werden beim Eintreffen sofort gescannt bzw. erfasst, zur Indexierung verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Das Dokumentenmanagement-System holt sich die Auftragsnummern aus caniasERP und schafft so die Basis für alle nachfolgenden Prozesse – einschließlich des geregelten Zugriffs auf zugehörige Belege.

Leere Schreibtische, konzentrierte Stille

„Ich höre nur Lob von den Kollegen beider Standorte“, betont Thomas Sandl. Deren Arbeitstag ist dank des von tutum empfohlenen zweiten Bildschirms mit teils personalisierten Masken viel effizienter und ruhiger. So können sie die beiden Systeme ERP und DMS parallel bedienen, ohne den View zu wechseln. Die Schreibtische sind aufgeräumt, denn alle Aufträge – ob als Fax, PDF oder E-Mail – werden auch elektronisch über DocuWare mit den Disponenten und der Produktion abgestimmt. Sofern es sich nicht um eine Sondergröße handelt, laufen die Dämmplatten noch am gleichen Nachmittag durch die Schneideanlage und werden auf den LKW verladen, der sie am nächsten Morgen Punkt sieben Uhr auf der Baustelle anliefert. Abends werden dann die retournierten Lieferscheine der Fahrer eingescannt. Dabei erkennt das DMS anhand des Barcodes jeder ersten Seite, wann ein Beleg endet und der nächste beginnt. Dass auch niemand in der Rechnungsbearbeitung die Papierberge vermisst, liegt am neuen Button für den Belegaufruf im ERP-System: Mit einem Klick stellt ihnen DocuWare alle für die Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen erforderlichen Dokumente und Informationen bereit.

Archiv-Migration über MS SQL

An die Übertragung des umfangreichen E-Mail-Archivs vom alten auf das neue DMS denkt Thomas Sandl mit einem Schmunzeln zurück: „Nachdem SQL-Express unter der schieren Menge der Altdaten frühzeitig an seine Grenzen kam, hat tutum eine MS SQL Datenbank für uns lizensiert und die archivierten E-Mails, Lieferscheine und Rechnungen über eine eigens programmierte API-Schnittstelle migriert.“ Heute werden alle ein- und ausgehenden E-Mails in DocuWare importiert und gemäß GoBD serverseitig sicher archiviert. Für Ordnung im Tagesgeschäft sorgt auch ein anderes Modul: Connect to Outlook. Die Kollegen im Vertrieb profitieren beispielsweise davon und erhalten ihre E-Mails automatisch kategorisiert, verschlagwortet und archiviert, sodass sie Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen transparenter und zeitgerechter als je zuvor bearbeiten können.

Die Vorteile

  • Schnelle und transparente digitale Prozesse
  • Besserer Service, mehr Liefersicherheit
  • Alle Daten und Dokumente jederzeit im Blick (nach Berechtigung)
  • Revisionssichere Ablage aller Daten und schnelle Auffindbarkeit aller Daten -> wichtig für DSGVO
  • E-Mails direkt aus Outlook indexieren und archivieren
  • Niedriger Papiereinsatz, mehr Ordnung

Projektdetails

  • Kunde: Rygol Dämmstoffe Werner Rygol GmbH & Co. KG
  • Branche: Baustoffindustrie
  • Software: DocuWare mit Autoindex, Barcode & Forms, Connect to Mail, Connect to Outlook, Smart Connect
  • Prozesse: Bestellungen, Angebote, Auftragsverarbeitung, Rechnungsprüfung, Lieferscheine, E-Mail-Archivierung
  • Schnittstelle zur ERP-Lösung caniasERP, MS SQL
Thomas Sandl, Leiter IT-Infrastruktur, Rygol Dämmstoffe

„Die finale Umstellung auf DocuWare ist – wie mit tutum geplant – auf den Tag genau gelungen. Mit der Auftragsverarbeitung sind wir sogar noch früher gestartet, denn sie war unser wichtigstes Anliegen und hat auch auf Anhieb hervorragend funktioniert.“

Thomas Sandl, Leiter IT-Infrastruktur, Rygol Dämmstoffe

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