Digitale Personalakte

Dokumentenmanagement-System

Eine Digitale Personalakte macht Sinn

Personalunterlagen werden seit jeher in Papierform aufbewahrt. Diese tradierte Verwaltung wird den heutigen Anforderungen verteilter Organisationen an eine effiziente Personalarbeit nicht mehr gerecht.

Das Medium Papier stößt in der Personalarbeit schnell an seine Grenzen: Papierakten beanspruchen enormen Platz, der Transport und die Ablage von Papierdokumenten ist sehr zeitaufwändig und die Suche nach Vorgängen ist oft nur umständlich möglich.

Mithilfe standardisierter Schnittstellen zu HR-Software wird die digitale Personalakte mit anderen IT-Anwendungen des Personalwesens ganz einfach verbunden. So ist es heute bereits gängige Praxis, dass die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen direkt in die digitale Personalakte übertragen werden und Mitarbeiter sich diese Unterlage bequem selbst ausdrucken.

Wertbeitrag der Digitalen Personalakte - Zeit, Kosten, Qualität

Gesetzliche Regelungen

Die Einführung einer Digitalen Personalakte muss unter der Berücksichtigung einiger rechtlicher und organisatorischer Aspekte geschehen, da es sich um die digitale Verwaltung von personenbezogenen Daten handelt. Diese Datenverarbeitung und –verwaltung fällt unter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Anforderungen an

  • Vertraulichkeit
  • Integrität
  • Verfügbarkeit

sind zu erfüllen.

Personalunterlagen in der elektronischen Personalakte
Mit einem Klick - alles im Blick

Vorteile einer Digitalen Personalakte

  • Sichere Aufbewahrung der Personaldaten
  • Unternehmensweit sofortiger Zugriff, auch bei räumlich verteilten Organisationen (kein physischer Transport von Personalakten)
  • Reduzierung von Druck- und Archivierungskosten (Papier, Ordner, Regale, Archivraum)
  • Vermeidung von Redundanzen
  • Reglementierter und protokollierbarer Zugriff
  • Standardisierte Ablagestruktur
  • Schnittstellen zu HR-Software, u.a. LANDWEHR L1 und Office® von prosoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG
  • Analysemöglichkeit

Die tutum GmbH unterstützt Sie dabei, alle nötigen Voraussetzungen zu erfüllen, um die Vorteile der Digitalen Personalakte für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen.

Wie funktioniert die Digitale Personalakte mit AÜOffice®?
Hier geht es zum Video >>>

Das sagen unsere Kunden:

"Die Einführung von Docuware war bei uns der abschließende Höhepunkt eines umfangreichen Umstrukturierungsprojekts in der Hauptverwaltung. Im Rahmen dieses Projekts haben wir vor allem unsere internen Abläufe optimiert und hierbei auch mehrfach die papierbasierte Ordnerstruktur verändert. Dabei war es unser wichtigstes Ziel, die Qualität der Prozesse zu erhöhen und die in der Hauptverwaltung verwalteten Dokumente unternehmensweit – also auch in den Niederlassungen – jederzeit verfügbar zu machen.
Nach Einführung der auf Docuware basierenden elektronischen Personalakte ist die Qualität in der Hauptverwaltung erbrachten Dienstleistung deutlich gestiegen, da ein Teil der gewonnenen Zeit für eine verbesserte Qualitätskontrolle verwendet wird."

Christoph Sembritzki, Geschäftsführer Extra-Personalservice GmbH

Victoria Preissler, Geschäftsgründerin Victory People by JP Personalagentur GmbH

„Die Kommunikation und die Einführung verliefen reibungslos. Die persönliche Betreuung, die man auch danach noch hat, gefällt mir besonders gut."

Victoria Preissler, Geschäftsgründerin Victory People by JP Personalagentur GmbH

Albert Abel, Geschäftsführer PINK Personalmanagement GmbH

„Dank der Digitalen Personalakte gehört zeitintensives Aktenwälzen und das Zusammenstellen von Belegen für die Lohnsteueraußenprüfung der Vergangenheit an. Durch einen Benutzerzugang für den Prüfer sinkt der Zeitaufwand hinsichtlich Rückfragen und auch die Dauer der Prüfung hat sich verkürzt.
Es ist ein großer Unterschied spürbar bei der Prüfung von bereits digitalen Personalakten zu Altakten, die noch in Papierform vorliegen.“

Albert Abel, Geschäftsführer PINK Personalmanagement GmbH

Melanie Cloos, Prokuristin Sprungbrett Personalservice GmbH

"Es vereinfacht die internen Prozesse im Unternehmen und bietet unserem gesamten Team innerhalb von wenigen Mouse-Klicks eine komplette Einsicht in die digitale Personalakten. DocuWare vereinfacht das tägliche Arbeiten, spart Zeit und Papier."

Melanie Cloos, Prokuristin Sprungbrett Personalservice GmbH

Tina Voß, Geschäftsführerin Tina Voß GmbH

„Die Arbeitsabläufe sind transparenter und sehr viel schneller geworden. Das kommt auch unseren Kunden zugute. Wir können heute den richtigen Bewerber in noch  kürzerer Zeit vermitteln.“

Tina Voß, Geschäftsführerin Tina Voß GmbH

Florian Reichel, Payroll Manager TimePartner Personalmanagement GmbH

„Unsere Kunden vertrauen auf uns. Vertrauen braucht man auch bei der Einführung der elektronischen Personalakte – sowohl was den Dienstleister betrifft als auch die Software.“

Florian Reichel, Payroll Manager TimePartner Personalmanagement GmbH

Jessica Thie, Teamleitung PINK Personalmanagement GmbH

"Dank DocuWare sind unsere Arbeitsabläufe viel transparenter und deutlich verschlankt. Mit nur wenigen Klicks zur gewünschten Information – Papierwälzen war gestern."

Jessica Thie, Teamleitung PINK Personalmanagement GmbH

Offene Fragen oder persönliche Beratung?