Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Kooperation mit Vepos.

Zwei Starke Partner

tutum und Vepos haben den Firmensitz in der Emilienstraße in Nürnberg und sind bereits seit langer Zeit partnerschaftlich verbunden. Im Rahmen des Pilotprojekts bei der Firma ght aus Nürnberg wurde eine nahtlose Integration der drei Software-Komponenten v.Soft, smartINVOICE und DocuWare vorgenommen, sodass für den Anwender die bestmögliche Erleichterung im Arbeitsalltag eintritt.

Ab sofort werden Eingangsrechnungen automatisiert verarbeitet

Papierhafte Eingangsrechnungen werden einfach gescannt. Eingehende Rechnungs-E-Mails werden von smartINVOICE mitsamt Anhängen automatisch ausgelesen und sowohl einer Plausibilitätsprüfung als auch einer Umsatzsteuerkonformitätsprüfung (nach §14 UstG) unterzogen. Anschließend gleicht das System die Rechnungen mit bestehenden Bestellungen in v.Soft ab. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung automatisch in v.Soft gebucht (Dunkelbuchung) und im Dokumentenmanagementsystem (zum Beispiel DocuWare) archiviert. Zusätzlich prüft v.Soft regelmäßig, ob die kreditorische Rechnung bereits bezahlt wurde. Ist dies geschehen, wird die Rechnung in DocuWare mit einem digitalen Bezahlt-Stempel versehen.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit v.Soft und smart INVOICE bietet viele Vorteile:

  • Automatisiertes Erfassen von Eingangsrechnungen – Kein manuelles Abtippen
  • Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
  • Automatisierte Konformitäts- und Plausibilitätsprüfung
  • Hohe Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
  • Zentrale Überwachung aller Eingangsrechnungen
  • Automatischer Rechnungsfreigabeworkflow
  • Automatische Nutzung von Skontofristen
  • Prüfung der Dubletten

Innerhalb weniger Tage einsatzbereit

smartINVOICE steht als Cloud-Service zur Verfügung und ist deshalb innerhalb weniger Tage einsatzbereit. In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System wie DocuWare entfaltet smartINVOICE sein volles Potential, denn dann werden die erkannten Rechnungen anschließend gleich digital und revisionssicher gespeichert. Damit ist der Weg frei für ein papierarmes Büro und einen zügigen, digitalen Geschäftsprozess.

Über Vepos:

Als ERP-Anbieter aus Nürnberg sind wir seit über 15 Jahren ein zuverlässiger Partner von mittelständischen Unternehmen. Unser ERP System für Händler und Dienstleister unterstützt dich in allen Unternehmensbereichen - zum Beispiel in Vertrieb, Lager, eCommerce, Servicemanagement und Finanzwesen. Unsere automatisierten Prozesse ermöglichen dir eine hohe Zeitersparnis. Dazu bietet unsere Lösung dir volle Transparenz über dein Unternehmen. www.vepos.net

Jakob Zedlitz, Stabsstelle Unternehmensprozesse, QM und Digitalisierung, ght GmbH

"Seit Kurzem profitieren unsere Mitarbeiter von einem hohen Automatisierungsgrad bei den Freigabe-, Buchungs-, und Zahlungsprozessen. Dank der professionellen Zusammenarbeit mit unseren Partnern VEPOS und tutum erfährt unser Unternehmensbereich Zentrale Dienste durch die Implementierung von ‚smartInvoice‘ eine bedeutende Arbeitserleichterung. Gemeinsam ist es uns gelungen, DocuWare als revisionssichere Archivierung aufzubauen und eine Schnittstelle zur automatisierten Belegverbuchung zu v.Soft erfolgreich zu etablieren. Die Teams von VEPOS und tutum zählen wir auch für künftige Projekte gerne zu unseren bevorzugten Partnern."

Jakob Zedlitz, Stabsstelle Unternehmensprozesse, QM und Digitalisierung, ght GmbH

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