Hat die Zeitarbeit den Warnschuss der Digitalisierung gehört?

Hat die Zeitarbeit den Warnschuss der Digitalisierung gehört?

Ich führe viele Gespräche mit Personaldienstleistern und stelle dabei immer wieder fest, dass der Großteil von ihnen der Digitalisierung hinterherhinkt. Das ist ein Problem, denn: Der digitale Strudel macht auch vor der Zeitarbeitsbranche nicht Halt. Und sollten Sie sich jetzt fragen, was bitte der digitale Strudel ist, dann – verzeihen Sie – spricht das für meine These :-).  

Die Personaldienstleistung im digitalen Strudel 
Der digitale Strudel geht auf eine Studie des Global Center for Digital Business Transformation (DBT) zurück. Vereinfacht gesagt prognostiziert er, in welcher Reihenfolge verschiedene Branchen von der Digitalisierung erfasst und auf links gedreht werden. In der Grafik zeigt sich die disruptive Kraft der Digitalisierung im Entertainmentbereich (#2) am Schicksal der DVD, die durch Streaming-Dienste wie Netflix quasi obsolet ist. Der Handel (#3) wird durch Anbieter wie Amazon und Zalando massiv beeinflusst. Im Tourismus (#7) machen Plattformen wie AirBnB etablierten Hotelketten das Leben seit Jahren schwer. Wenn ich die Personaldienstleistung rund um den Strudel platzieren müsste, würde ich sie momentan irgendwo zwischen #6 und #8 anordnen. Dem können Sie gerne widersprechen. De facto spielt es aber keine Rolle, welche Branche an #1 und welche an #12 steht. Die Kernaussage der DBT-Studie lautet nämlich: „Alles, was digitalisiert werden kann, wird früher oder später digitalisiert.“ 

Ignorieren löst die Herausforderung nicht
Die spannende Frage ist jetzt: Wappnet sich die Zeitarbeitsbranche für den digitalen Wandel? Wie oben beschrieben glaube ich – nein. Im Gegenteil: Sie verschläft ihn! Bestärkt wird mein Eindruck durch Hartmut Lüerßen, seines Zeichens Partner bei Lünendonk & Hossenfelder. Er hielt 2017 auf dem iGZ-Bundeskongress einen Vortrag, in dem er einen Überblick darüber gab, wie sich die Geschäftsmodelle der Personaldienstleister entwickeln. Das Ergebnis: 93,4 Prozent wollen auf Arbeitnehmerüberlassung setzen. 3,0 Prozent fokussieren auf Personalvermittlung beziehungsweise -beratung. Es folgen: Projektgeschäft/Sourcing/Contacting (2,1 Prozent), Managed Services/Outsourcing (0,6 Prozent), Interim Management (0,3 Prozent) und Recruitment Process Outsourcing (0,1 Prozent). Insgesamt zeugt das nicht wirklich von einem Wandel des Geschäftsmodells, oder? 

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch: Es gibt durchaus Gründe, warum die Digitalisierung bei Personaldienstleistern bisher nur langsam Einzug hält. Die vielen rechtlichen und tariflichen Änderungen der vergangenen Jahre etwa. Oder fehlende Ressourcen – ganz gleich, ob finanzieller Art, in puncto Manpower oder Kompetenzen im eigenen Team. Und natürlich tragen auch ganz normale, menschliche Verhaltensweisen dazu bei. Die Scheu vor Veränderung zum Beispiel. Manch Geschäftsführer bleibt einfach gerne in der Komfortzone und freut sich, wenn alles so bleibt, wie es schon immer war.  

Der Knackpunkt ist aber: Nur, weil Unternehmen die Herausforderung des digitalen Wandels ignorieren, verschwindet sie nicht! Im Gegenteil! Der digitale Wandel ist bereits da und der beschriebene Strudel wird eher früher als später auch die Zeitarbeit mit sich reißen. Ob uns das nun gefällt oder nicht.  

Lösungen sind da, werden aber selten genutzt
Rund um die Personaldienstleistung existieren viele digitale Lösungen, mit denen sich Zeitarbeitsfirmen zukunftssicher aufstellen können. Sie werden aber viel zu selten genutzt. So setzen beispielsweise nur rund 20 Prozent aller Personaldienstleister in Deutschland eine Form von digitaler Archivierung ein. Dabei bietet gerade eine digitalisierte Verwaltung aus Kosten-, Qualitäts- und Flexibilisierungsgründen einen echten Wettbewerbsvorteil. 

Florian Körber über den Umgang mit dem digitalen Wandel: 
Nur, weil Unternehmen die Herausforderung ignorieren, verschwindet sie nicht! Der digitale Wandel wird kommen. Der Strudel wird früher oder später auch die Zeitarbeit erfassen. Ob Ihnen das nun gefällt oder nicht.  

Mehr Zeit: Ihr Team kann produktiv arbeiten
Bei den allermeisten Personaldienstleistern finden die Verwaltungsprozesse auch in 2020 noch in Papierform statt. Unterlagen werden zwar häufig gescannt, aber dann papierbehaftet bearbeitet und anschließend in Ordnern abgelegt. Die Verteilung von Dokumenten geschieht per (Haus-)Post. Manchmal werden Unterlagen gar noch zwischen Standorten hin- und hergefaxt! Die Folge: Kopien ohne Ende, Schattenakten und Doppelablage an unterschiedlichen Orten. Zum Jahreswechsel werden die Papierberge dann umsortiert, um Akten dauerhaft aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kommen Aktenvernichtungsunternehmen und holen alles ab, damit die Archivgröße einigermaßen kontrollierbar bleibt. Die Folgen des Papierwahns sind quälend langsame Prozesse und viel unproduktive Arbeit. Effizient ist anders, oder?! 

Florian Körber über die analoge Ablage von Personalakten: 
Eines der größten Probleme, auf das ich in der Personaldienstleistung immer wieder stoße, ist die Ablage der Personalakten. Findet der Vorgang nicht digital statt, ist er extrem aufwändig und intransparent. Kein Wunder, dass kaum ein Mitarbeiter Lust dazu hat. 

Eines der größten Probleme, auf das ich in der Personaldienstleistung immer wieder stoße, ist die Ablage der Personalakten. Findet der Vorgang nicht digital statt, ist er extrem aufwändig: drucken, lochen, heften, aus- beziehungsweise umsortieren und neue Ordner anlegen. Kein Wunder, dass kaum ein Mitarbeiter Lust dazu hat. Um dem Team die lästige Arbeit abzunehmen, haben wir von tutum das „Scannen-und-Vergessen-Prinzip“ entwickelt. Dabei werden alle Personalunterlagen gescannt und von intelligenter Software automatisch an der richtigen Stelle in der Digitalen Personalakte einsortiert. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Faktura und ein Team, das die Zeit hat, produktiv zu arbeiten! Ganz gleich, ob in der Neukundenakquise, der Bestandskundenpflege, der Rekrutierung neuer Mitarbeiter oder der Weiterentwicklung des bestehenden Personals.  

Mehr Transparenz: standortübergreifender Zugriff für alle
Ein weiteres Szenario, das jeder Personaldienstleister mit analoger Verwaltungsstruktur kennt: Die Informationen zu einem externen Mitarbeiter sind überall verteilt. Der Stundenzettel liegt beim Auftrag, Schriftverkehr und Krankmeldungen in der Personalakte. Die Rechnungen sind in der Buchhaltung und die Austrittsakten im Keller. Aktenprüfungen werden so gerade bei verteilten Organisationen zum Spießroutenlauf. Auch hier schaffen digitale Lösungen – in diesem Fall die Digitale Personalakte – Abhilfe. Mit ihr stehen alle Dokumente zu einem externen Mitarbeiter per Klick bereit. Jeder Ihrer internen Mitarbeiter hat standortübergreifenden Zugriff darauf, sodass Rückrufe an die Kollegen überflüssig werden. Die Einarbeitung neuer Kollegen geht so ebenfalls wesentlich einfacher vonstatten. 

Die Auswirkungen der Corona-Krise auf die Digitalisierung der Zeitarbeitsbranche
Auch durch die Corona-Zeit navigieren Personaldienstleister, die ihre Verwaltung bereits Richtung digital getrimmt haben, wesentlich einfacher. Sie haben seit Beginn der Krise unternehmensweiten Zugriff auf alle Unterlagen – auch vom Homeoffice aus – und arbeiten einfach in Echtzeit weiter. Latenzen zwischen Eingang eines Dokumentes und seiner Bearbeitung entstehen nicht. Dokumente und Vorgänge bleiben nicht liegen, eben weil sie nicht mehr papierbehaftet sind. So ist es meines Erachtens nur folgerichtig, dass viele Zeitarbeitsfirmen, die das Thema Digitalisierung bisher vor sich hergeschoben haben, gerade jetzt in die Digitalisierung ihrer internen Prozesse investieren.  

 

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