ZAQUENSIS Holding GmbH- Anwenderbericht

100 Tage Dienstreise gespart

Beim Aachener Personaldienstleister ZAQUENSIS Holding stehen die Zeichen auf Grün: Aktenberge, Aufräumaktionen und Stress mit der internen Aktenrevision gibt es dort nicht mehr, seit Personalakten und Eingangsrechnungen mit Hilfe der tutum Cloud verteilt, geprüft und revisionssicher archiviert werden. Die neue Leichtigkeit und das harmonische Miteinander spiegeln das Werteversprechen „Verantwortung, Teamgeist, Vertrauen“ perfekt wider.

Von null auf rund 4.600 Leiharbeiter plus 300 Mitarbeiter in der Verwaltung in 20 Jahren – die Zwischenbilanz des 1999 gegründeten Personaldienstleisters ZAQUENSIS kann sich sehen lassen. Die 55 Servicecenter sind dezentral organisiert und bieten Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung sowie Outsourcing-Leistungen in sieben Fachbereichen an: Industrie, gewerblich-technischer, medizinischer und kaufmännischer Bereich sowie Gastronomie, Service und öffentlicher Dienst.

Aktenrevision aus der Ferne spart Dienstreisen

In der Zentrale im Aachener Stadtteil Rothe Erde steht auch der Schreibtisch des Prokuristen und Business Development Managers Torsten Johnen. Bis Ende 2018 reiste er alle zwei bis drei Wochen quer durchs Land, um im Rahmen der internen Revision stichprobenartig Personalakten in den Niederlassungen zu prüfen. Seit der unternehmensweiten Einführung der Digitalen Personalakte spart er sich und den Kollegen viel Aufwand und noch dazu seinem Arbeitgeber jährlich über 100 Hotelübernachtungen sowie tausende Dienstwagenkilometer.

Addison und Landwehr L1 als Basis

Der Weg zur (fast) papierlosen Verwaltung führte – wie so oft – über die Buchhaltung. Als der ZAQUENSIS-CFO Lars Ackmann vor gut drei Jahren den Kontakt zu tutum aufnahm, suchte er zunächst eine Lösung für seine damals größte Baustelle, die Eingangsrechnungen. „Unser Ziel war es, zuerst Erfahrungen mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung zu sammeln und uns dann an die Personalakte zu wagen. Den Ausschlag gab, dass tutum bereits Projekte mit der Finanzbuchhaltungssoftware Addison realisiert hatte, die wir seit knapp 10 Jahren nutzen. Weil Addison ein geschlossenes System ist, war es ein gutes Gefühl zu wissen, dass tutum als Vertriebspartner von DocuWare und JobRouter die Schnittstelle in Richtung L1 und Addison bedienen können, ich hatte viel weniger Bauchweh.“

Weil die Aachener zu den ersten Kunden gehörten, die das Workflow-Management-System JobRouter und das Dokumenten-Management-System DocuWare vereint unter dem Dach der tutum Cloud nutzten, war die Zugriffsgeschwindigkeit auf die Dokumente in der Cloud zunächst herausfordernd. Anfang November 2018 stand die Automatisierung der Eingangsrechnungen an und in den Niederlassungen wurde mit dem Datensammeln für die Einführung der Digitalen Personalakte begonnen.

Ein Testlauf, zwei Niederlassungen

„Für den Testlauf nach dem tutum-Prinzip „scannen + vergessen“ haben wir zwei Servicecenter in der Nähe ausgewählt, die wir leicht vor Ort unterstützen konnten“, erinnert sich Lars Ackmann. „Man braucht wie bei jedem Softwareprojekt jemanden, der auch Lust auf Veränderungen hat.“ Die Bereitschaft in den beiden Niederlassungen war groß und so konnte der neue Prozess innerhalb weniger Wochen auf alle Standorte ausgerollt werden.

War es wirklich so einfach? Torsten Johnen lacht: „Tatsächlich haben wir am Anfang viel Mist eingescannt, weil wir noch keine Übung mit den Formularen hatten. Das haben wir dann abgebrochen, auch weil die alten Unterlagen natürlich keine Codierung enthielten.“ Die Formulare, von denen er spricht, sind selbstgestaltet. Dank der Personalnummer und der Dokumentennummer können sie vom System automatisch zugeordnet und archiviert werden. Torsten Johnen: „Auch wenn man denkt, es lässt sich alles automatisieren, fällt doch immer noch etwas an, wie eben von Hand ausgefüllte Belege. Andererseits ist es nicht so viel, als dass unsere zuständige Mitarbeiterin voll ausgelastet wäre.“

Verwechslung ausgeschlossen

Die Verwaltung von Personalnummern ist besonders bei Personaldienstleistern eine kleine Wissenschaft für sich. Zum einen gibt es immer wieder Leiharbeiter, die mehrfach beim Unternehmen einsteigen und wieder aussteigen. In diesem Fall vergibt das tutum-System bei jeder Wiederbeschäftigung eine neue Personalnummer, um Verwechslung mit früheren Einsätzen zu vermeiden. Zum anderen sind Arbeitskräfte mitunter nur für ein kurzfristiges Projekt eingestellt oder werden direkt abgeworben und scheiden deshalb bereits nach wenigen Wochen wieder aus.

Die Verwaltungskolleginnen und -kollegen in den Niederlassungen sind deshalb angehalten, Verträge und Belege schnellstmöglich über die lokalen Multifunktionsdrucker einzuscannen, damit eben der manchmal recht kurze Einsatzzeitraum keinen Strich durch die Erfassung macht. Um möglichst vollständige Akten von allen aktuell beschäftigten Arbeitnehmern im System zu haben, wurden deshalb bei der Umstellung auf die Digitale Akte alle Unterlagen rückwirkend zum Stichtag 01.01.2019 eingescannt.

Zeitersparnis ist der größte Benefit

„Die Mitarbeiter haben die Umstellung sehr gut aufgenommen und sind sehr zufrieden“, bekräftigt Lars Ackmann. „Die Ablage und das Suchen hat früher viel Zeit in Anspruch genommen, das fällt jetzt weg. Diese Zeitersparnis ist für mich der größte Benefit. Wäre die Coronakrise nicht dazwischengekommen, wären wir bei der Vernichtung der Altakten schon viel weiter. Ich bin zuversichtlich, dass wir mit den entsprechenden Verfahrensanweisungen nach den Sommerferien soweit sind und zum 01.09. anfangen können, alte Papierakten zu vernichten.“

Die digitalen Zugriffsmöglichkeiten und die obsoleten Dienstreisen haben auch den Alltag von Torsten Johnen umgekrempelt. „Die Qualität in den Servicecentern ist besser geworden“, sagt er. „Wegen meines Besuchs muss heute keiner mehr Aufräumaktionen starten. Weil das zeitnahe Scannen den Kolleginnen und Kollegen vor Ort schon längst in Fleisch und Blut übergegangen ist, kann ich auch meine Stichproben kurzfristig im System durchführen und mir Belege anschauen.“

Abgeschlossener Berechtigungskreis für interne Mitarbeiter

Dank der positiven Erfahrungen mit dem tutum-System für die Leiharbeitnehmer war auch die Digitalisierung der Personalakten für den zur Verwaltung zählenden Mitarbeiterkreis ein Kinderspiel. Torsten Johnen: „Eine kurze Einweisung der HR-Abteilung hat genügt und dann passte auch der interne Bereich. Auch hier haben wir einen Kollegen, der ausschließlich das interne System betreut.“ Der Personalbereich ist über eine separate Berechtigungsstruktur organisiert und nutzt eigene Formulare und Belegarten.

Würden die beiden Führungskräfte im Nachhinein etwas anders machen? Lars Ackmann überlegt: „Beim Eingangsrechnungsprozess sollte man sich lieber ein paar Stunden mehr Zeit nehmen, um die Abläufe im Unternehmen praktisch zu zeigen und durchzudenken.“ Torsten Johnen ergänzt: „Die Digitale Personalakte ist heute Standard. Wenn Qualität der Maßstab ist, ergeben analoge Methoden keinen Sinn mehr.“

Vorteile

  • Transparenz und Aktualität in allen Personaldaten
  • Höhere Datenqualität, einfachere Kontrolle
  • Höhere Automatisierung der Arbeitsschritte
  • Interne Aktenrevision vom Schreibtisch aus, Wegfall von rund 100 Dienstreisetagen im Jahr
  • Komplette Trennung von interner und externer Mitarbeiterverwaltung

Projektdetails

  • ZAQUENSIS Holding GmbH
  • Branche: Personaldienstleistung
  • Software: tutum Cloud System mit DocuWare und JobRouter
  • Prozesse: Digitale Personalakte extern + intern, Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Schnittstelle zu Landwehr L1 und Addison

 

Lars Ackmann, Chief Financial Officer, ZAQUENSIS Holding GmbH

"Wir sind ein moderner Dienstleister. Deshalb ist es für uns wichtig, die Digitalisierung unserer Prozesse voranzutreiben. Die Zeitersparnis ist enorm.“

Lars Ackmann, Chief Financial Officer, ZAQUENSIS Holding GmbH

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