Digitale Personalakte
Dokumentenmanagement-System
Eine Digitale Personalakte macht Sinn
Personalunterlagen werden seit jeher in Papierform aufbewahrt. Diese tradierte Verwaltung wird den heutigen Anforderungen verteilter Organisationen an eine effiziente Personalarbeit nicht mehr gerecht.
Das Medium Papier stößt in der Personalarbeit schnell an seine Grenzen: Papierakten beanspruchen enormen Platz, der Transport und die Ablage von Papierdokumenten ist sehr zeitaufwändig und die Suche nach Vorgängen ist oft nur umständlich möglich.
Mithilfe standardisierter Schnittstellen zu HR-Software wird die digitale Personalakte mit anderen IT-Anwendungen des Personalwesens ganz einfach verbunden. So ist es heute bereits gängige Praxis, dass die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen direkt in die digitale Personalakte übertragen werden und Mitarbeiter sich diese Unterlage bequem selbst ausdrucken.
Wertbeitrag der Digitalen Personalakte - Zeit, Kosten, Qualität
Gesetzliche Regelungen
Die Einführung einer Digitalen Personalakte muss unter der Berücksichtigung einiger rechtlicher und organisatorischer Aspekte geschehen, da es sich um die digitale Verwaltung von personenbezogenen Daten handelt. Diese Datenverarbeitung und –verwaltung fällt unter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Anforderungen an
- Vertraulichkeit
- Integrität
- Verfügbarkeit
sind zu erfüllen.
Die tutum GmbH unterstützt Sie dabei, alle nötigen Voraussetzungen zu erfüllen, um die Vorteile der Digitalen Personalakte für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen.
Die erste empirische Studie zum Thema:
Die Digitale Personalakte in der Personaldienstleistungsbranche
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Wie funktioniert die Digitale Personalakte?
Vorteile einer Digitalen Personalakte
- Sichere Aufbewahrung der Personaldaten
- Unternehmensweit sofortiger Zugriff, auch bei räumlich verteilten Organisationen (kein physischer Transport von Personalakten)
- Reduzierung von Druck- und Archivierungskosten (Papier, Ordner, Regale, Archivraum)
- Vermeidung von Redundanzen
- Reglementierter und protokollierbarer Zugriff
- Standardisierte Ablagestruktur
- Schnittstellen zu HR-Software, u.a. LANDWEHR L1 und AÜOffice® von prosoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG
- Analysemöglichkeit
Scannen und vergessen! Die ordnungsgemäße und einheitliche Ablage Ihrer Personalakten
Das sagen unsere Kunden:
"Fachlich war das, was uns tutum präsentierte, klar strukturiert, logisch und deckte alle unsere Anforderungen ab. Mindestens genauso wichtig war mir aber, dass ich den handelnden Personen von Anfang an vertraute."
Suzana Bernhard, Geschäftsführerin, DEKRA Arbeit
"Mit tutum haben wir uns gezielt für einen IT-Dienstleister entschieden, der auf Personaldienstleister spezialisiert ist und versteht, wie wir arbeiten“,
Steffen Wilke-Stern, Geschäftsführer Vissio Service Group GmbH
"Die Einführung von Docuware war bei uns der abschließende Höhepunkt eines umfangreichen Umstrukturierungsprojekts in der Hauptverwaltung. Im Rahmen dieses Projekts haben wir vor allem unsere internen Abläufe optimiert und hierbei auch mehrfach die papierbasierte Ordnerstruktur verändert. Dabei war es unser wichtigstes Ziel, die Qualität der Prozesse zu erhöhen und die in der Hauptverwaltung verwalteten Dokumente unternehmensweit – also auch in den Niederlassungen – jederzeit verfügbar zu machen.
Nach Einführung der auf Docuware basierenden elektronischen Personalakte ist die Qualität der in der Hauptverwaltung erbrachten Dienstleistung deutlich gestiegen, da ein Teil der gewonnenen Zeit für eine verbesserte Qualitätskontrolle verwendet wird."
Christoph Sembritzki, Geschäftsführer Extra-Personalservice GmbH
“ Früher hatte das Team der Lohnbuchhaltung jedes Papierdokument vier- bis fünfmal in der Hand: Briefumschlag öffnen, sortieren, Neueintritt in L1 anlegen und bearbeiten,
eine physikalische Akte anlegen, abheften. Diese Handgriffe entfallen nun, der beschriebene Ablauf kann sogar remote durchgeführt werden."
Anette Niemeier, Leiterin Lohnbuchhaltung und Interne Revision
„Während ich mit dem Kunden telefoniere, rufe ich die Rechnung in DocuWare auf und markiere den dazugehörigen Tätigkeitsnachweis. Dann klicke ich auf „Senden“ und schon hat der Kunde die Rechnung und staunt über die Schnelligkeit. Man merkt auch bei den Kunden, dass sie begeistert sind. So einfach funktioniert das.“
Jülide Brito, Lohnbuchhaltung hsi personaldienste hart & schenk gmbh
„Die Digitalisierung hilft uns, weiter zu wachsen und gleichzeitig unserem Leitbild „Menschen verbinden“ treu zu bleiben. Ob Mitarbeiterkommunikation, Zusammenarbeit mit den Niederlassungen oder Kundenbetreuung – alles läuft mustergültig. Das bietet uns Riesenvorteile.“
Björn Schiffer, Geschäftsführer GIS Personallogistik GmbH
„Dank der Digitalen Personalakte gehört zeitintensives Aktenwälzen und das Zusammenstellen von Belegen für die Lohnsteueraußenprüfung der Vergangenheit an. Durch einen Benutzerzugang für den Prüfer sinkt der Zeitaufwand hinsichtlich Rückfragen und auch die Dauer der Prüfung hat sich verkürzt.
Es ist ein großer Unterschied spürbar bei der Prüfung von bereits digitalen Personalakten zu Altakten, die noch in Papierform vorliegen.“
Albert Abel, Geschäftsführer PINK Personalmanagement GmbH
„Die Arbeitsabläufe sind transparenter und sehr viel schneller geworden. Das kommt auch unseren Kunden zugute. Wir können heute den richtigen Bewerber in noch kürzerer Zeit vermitteln.“
Tina Voß, Geschäftsführerin Tina Voß GmbH
„Unsere Kunden vertrauen auf uns. Vertrauen braucht man auch bei der Einführung der elektronischen Personalakte – sowohl was den Dienstleister betrifft als auch die Software.“
Florian Reichel, Payroll Manager TimePartner Personalmanagement GmbH