Das papierlose Büro für Immobilienverwalter

Mehr Zeit für Ihre Immobilienobjekte, anstatt manueller Verwaltung

In Ihrer Hausverwaltung stapeln sich die Ordner mit Dokumenten? Ihnen entstehen dadurch hohe Lager- und Raumkosten? Die Bereitstellung von Dokumenten an Eigentümer ist mühsam und hat hohe Datenschutzanforderungen? Speziell die Beirats- / Rechnungsprüfung ist zeitintensiv und Mitarbeiter bindend, weil Dokumente extra ausgedruckt werden müssen?

Alle Dokumente digital und überall verfügbar

Komplett papierlos und nachhaltig

All Ihre Dokumente haben eine zentrale und einheitliche digitale Ablage. Die eingescannten Dokumente werden automatisch verschlagwortet, wodurch Sie alle Dokumente auf Anhieb finden. So können Ihre Dokumente standortunabhängig abgerufen werden, was Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit für die wichtigen Dinge bringt.

Digitales Archiv

Das digitale Archiv ist der zentrale Speicherort für Ihre Dokumente.

Ordner

Dokumente werden über Indexfelder automatisch in Ordnern strukturiert.

Briefkörbe

Dokumente werden zuerst im digitalen Briefkorb erfasst, um sie anschließend für die Ablage ins Archiv vorzubereiten.

Ablagedialoge

Jedem Dokument steht einer von drei Ablagedialogen zur Verfügung: "Für alle", "Für manche" und "Für mich".

Stempel

Für die Weiterverarbeitung archivierter Dokumente stehen mehrere Stempel zur Verfügung, die frei auf dem Dokument platziert werden können.

Listen

Sie geben einen Überblick über Fälligkeiten, Wiedervorlagen oder Status der Dokumente.

Workflows

Die Funktionalität der Stempel und die Überwachung der Berechtigungen werden über Workflows gewährleistet.

Berechtigungen

Für jedes Dokument, das Sie ablegen, erteilen Sie eine Berechtigung: Lesen, Bearbeiten und Besitzen

Fristenüberwachung

Wird beim Indexieren des Dokuments ein Fälligkeitsdatum eingetragen, erscheint das Dokument automatisch 30 Tage vor dem festgelegten Termin in einer Liste.

Auswahllisten

Auswahllisten enthalten vordefinierte Werte. So müssen Angaben nicht manuell eingegeben und Fehler können vermieden werden.

Wiedervorlage

Wird beim Indexieren des Dokuments ein Fälligkeitsdatum eingetragen, erscheint das Dokument zum Stichtag in einer Wiedervorlagenliste.

Digitale Rechnungs- / Beiratsprüfung

Sparen Sie sich das mühsame Suchen der richtigen Rechnungen. Finden Sie alle Dokumente per Mausklick und stellen sie diese dem Prüfer sofort digital bereit.

Sparen Sie sich Verwaltungsaufwand

Durch die Automatisierung der Rechnunsgverarbeitung sparen Sie sich enorm viel Zeit und können sich wieder den wichtigen Dingen widmen.

Revisionssichere Archivierung

All Ihre Dokumente im digitalen Archiv sind GoBD-konform und werden von den Prüfungsbehörden akzeptiert.

Sparen Sie sich Porto- & Lagerkosten

Durch das digitale Archiv müssen Sie keine Rechnungen mehr per Post versenden und sparen zusätzlich Platz durch digitale Aktenordner.

Integration in Win-CASA

Rechnungs- und Buchungsinformationen werden automatisch nach Win-CASA übertragen. Belege, die in Win-CASA erstellt werden, werden automatisch digital archiviert.

Sie nutzen Win-CASA?

Wir haben die Schnittstelle.

Gestalten Sie Ihre Immobilienverwaltung effektiver! Mit der Win-CASA DMS-Anbindung von tutum können Sie Ihre Buchhaltung automatisieren, Rechnungsprüfungen durch digital verfügbare Rechnungen beschleunigen und sich somit enormen Verwaltungsaufwand sparen. Die Schnittstelle von Win-CASA zu einem digitalen, revisionssicheren Archiv bekommen Sie nur bei uns.

Webcast

Automatisierte Buchhaltung in der Immobilienverwaltung

Sparen Sie Zeit beim Zuordnen, Prüfen & Abheften Ihrer Rechnungen
elektronische Archivierung all Ihrer Dokumente
Schnittstelle zu Ihrer Hausverwaltungssoftware Win-CASA

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Fact Sheet

Das papierlose Büro für Hausverwaltungen

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Jetzt lesen

"Das Versprechen von tutum – scannen und vergessen – beschreibt gut, welchen Beitrag zur Wertschöpfung ein Dokumentenmanagementsystem leisten kann: Papier durchlaufen lassen, fertig. Den Rest erledigt die Software. Sie liest die Indexfelder aus, vergibt den Dateinamen, speichert die Versionsnummer und legt das Dokument im definierten Archiv ab."

Filip Winkler

Geschäftsführer, UNYSONO Immobilienkultur GmbH