Intelligente Dokumentenverarbeitung

Dokumentenerkennung und Klassifikation

Wir verstehen die Dokumente, mit denen Sie täglich arbeiten – vollständig und unabhängig von Eingangskanal und Struktur und für alle Geschäftsvorfälle. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihre geschäftskritischen, dokumentbezogenen Prozesse.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Unternehmen aller Branchen sehen sich mit einem enormen täglichen Volumen an Eingangsrechnungen konfrontiert: Für eine optimale und durchgängige Rechnungsbearbeitung müssen traditionelle Papierrechnungen und elektronische Rechnungen (E-Invoicing) möglichst effizient verarbeitet werden − von der Erfassung über die Freigabe bis zur Buchung − Integration in ERP-Systeme inklusive. Die E-INVOICE Suite von Insiders Technologies ist das Standardprodukt zur Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs.

Inhalte, Umfang und Herkunft der Rechnung spielen dabei keine Rolle. Unterschieden und verarbeitet werden:

  • Rechnungen ohne Bestellbezug (FI)
  • Rechnungen mit Bestellbezug (MM)
  • Einzel- und Sammelrechnungen
  • Inlands- und Auslandsrechnungen unterschiedlicher Sprachen
  • Gutschriften, Stornorechnungen etc.

Alle Rechnungsdaten werden vollständig extrahiert:

  • Kreditor und Rechnungsempfänger inklusive Buchungskreiszuordnung
  • CpD-Kreditoren
  • Zahlungsbedingungen
  • Kopf- und Fußdaten inklusive ungeplanter Nebenkosten und bis zu drei MwSt.-Sätzen
  • Positionsdaten inklusive Bestellzuordnung über Bestellung und Wareneingangsdaten

Vorteile der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung

  • Optimierter, durchgängiger Rechnungsprozess
  • Eingangskanalübergreifend: Papierrechnungen und E-Invoicing
  • Internationaler Einsatz durch Sprachunabhängigkeit
  • Integration in ERP-Systeme
  • Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen
  • Revisionssichere Archivierung
  • Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen

Schriftverkehr und Eingangspost

Heterogene Dokumentinhalte aus unterschiedlichen Eingangskanälen und Medien sollen in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden. Briefpost, E-Mails, Papier-Faxe oder elektronische Faxe müssen gesichtet, verteilt und bearbeitet werden. Mit den Produkten der Digital Mailroom Suite verarbeiten Sie alle Dokumente aus allen Eingangskanälen über eine zentrale Plattform.

Über eine Testoberfläche lassen sich Erkennungsergebnisse beurteilen und optimieren.

Ein Dokument durchläuft bei der Analyse die folgenden Schritte:
Bildvorverarbeitung (gescannter Dokumente) durch Vordruck- und Linienentfernung, Entrauschen, Drehwinkel- oder Upside-Down-Korrektur. Der Dokumenttyp wird auf Basis technologieführender Verfahren klassifiziert und alle geschäftsprozessrelevanten Informationen extrahiert. Dabei erfolgt eine Prüfung und Korrektur der extrahierten Felder über Datenbankabgleiche, logische und mathematische Restriktionen.

Was kann die Digital Mailroom Suite?

  • Intelligentes Multikanal-Management
  • Eingangskanal- und sprachunabhängige Dokumentverarbeitung
  • Hohe Prozessautomatisierung
  • Automatische Geschäftsvorfälle („Dunkelverarbeitung“)
  • Bedarfs- und mediengerechte Prozesssteuerung
  • Umfassendes Prozesscontrolling
  • Intelligentes Monitoring und Reporting
  • Hohe Kosteneffizienz und Zeitersparnis

Automatisierte Tätigkeitsnachweiserkennung

Die tutum GmbH hat ein Verfahren entwickelt, welches handgeschriebene Stundenzettel schnell und weitgehend automatisch erfasst. Hierfür wird ein leistungsfähiges OCR-System (OCR= Optical Charakter Recognition) zur Handschriftenerkennung eingesetzt.

Funktionsweise

Die Tätigkeitsnachweise werden gescannt und der gesamte Bildstapel wird automatisch in die Handschriftenerkennungssoftware importiert und analysiert. Dabei werden auf den Tätigkeitsnachweisen folgende Prüfungen und Erkennungen durchgeführt:

Erkennung der Auftragsdaten (Kunde, Auftrag, Projekt)

  • Erkennung der Kalenderwoche
  • Erkennung des Leistungsdatums (Tag)
  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Pausenzeiten
  • Netto-Arbeitszeit (inkl. Plausibilitätsprüfung)

Nach Abschluss der Verifizierung wird eine XML-Datei generiert, die automatisch in das Zeiterfassungssystem eingespielt wird.

Innovationspreis-IT

Die automatisierte Tätigkeitsnachweiserkennung wurde von der "Initiative Mittelstand" prämiert. Die Experten-Jury bewertete über 2500 Lösungen, Produkte und Dienstleistungen nach Innovation und Nutzwert für den Mittelstand. Die TN-Erkennung erhielt das Prädikat "BEST OF 2012" und gehört damit zur Spitzengruppe.

Das Ergebnis der Handschriftenanalyse wird dem Anwender in einer Maske angezeigt.

Vorteile

  • Weitgehend automatische Zeiterfassung
  • Standortunabhängiges Arbeiten (z.B. Homeoffice)
  • Für die Verifizierung ist keinerlei Kenntnis über das Zeiterfassungssystem nötig
  • Arbeitserleichterung im Büroalltag
  • beschleunigter Workflow
  • fehlerfreie Daten
  • Schnellere Faktura an Ihre Kunden