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Digitaler Posteingang

Der digitale Posteingang

Revolutionieren Sie Ihren Posteingang

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Ihr Posteingang besteht aus mühsamen manuellem Vorsortieren?

Dokumente, Dateien oder Briefe kommen auf unterschiedlichsten Wegen an – mal digitalisiert, mal nicht. Von der Verteilung per Hauspost über die manuelle Aufbereitung bis hin zu Archivierung und Recherche kommt es immer wieder zu Problemen. Die Eingangspost kann ohne definierte Regeln oder eine zentrale Lösung nicht richtig weiterverarbeitet werden.

Automatisieren Sie Ihre Eingangspost.

Digital und physisch

Unser Tool erfasst alle eingehenden Dokumente, egal ob digital oder physisch, in einem zentralen System und klassifiziert sie anhand textueller und visueller Merkmale. Relevante Informationen werden automatisch extrahiert, validiert und an die richtigen Geschäftsprozesse weitergeleitet. Der größte Vorteil dabei ist, dass alle Dokumente samt Daten immer und überall verfügbar sind.

Digitaler Posteingang bei tutum

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs

Beschleunigung von Geschäftsprozessen

Durch die automatisierte Auslese und Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter sparen Sie sich wertvolle Zeit. Bearbeitungszeiten sinken und Post geht nicht mehr verloren.

Extrahiert alle relevanten Informationen

Unsere Software klassifiziert heterogenen Content, unabhängig von Eingangskanal, Struktur und Format. Anhänge werden zudem automatisch erkannt.

Automatische Workflows

Involvierte Mitarbeiter werden automatisch über eingehende Post benachrichtigt. Sie werden direkt in entsprechende Workflows wie Rechnungseingangsprüfung, Reklamation oder Urlaubsantrag eingebunden.

Unternehmensweiter Zugriff

Die digitalisierte Post wird nach der Indexierung in einem zentralen digitalen Archiv rechtskonform abgespeichert und bleibt somit unternehmensweit verfügbar.

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Über 150 Kunden, die uns vertrauen:
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Das Besondere an unserer Auslese Ihres Posteingangs 

Modernste Erkennung

Die Erkennung und Auslese durch unser Tool setzt sich durch OCR der nächsten Generation sowie Machine-Learning-Ansätzen deutlich von der Konkurrenz ab. Sie profitieren von technologisch führenden Lösungen.

Omnikanal

Egal, ob Ihre Post im Briefkasten, per E-Mail, Scan oder durch einen Messenger-Chat eingeht: Die Software automatisiert jeden eingehenden Content, unabhängig von Format und Struktur.

Optimierung Ihrer Prozesse

Mit Hilfe von KPIs haben Sie immer vollständige Transparenz über Ihre Prozesse. Dies erlaubt es Ihnen, Bearbeitungszeiten, Auslastung oder Dunkelverarbeitungsraten zu monitoren und sich dadurch kontinuierlich zu verbessern.

In drei Schritten zum digitalen Posteingang

Wir begleiten Sie im kompletten Prozess!

1

Eingehende Post wird erkannt und indexiert

Unabhängig von Eingangskanal, Format oder Struktur erfasst und klassifiziert die Software jedes eingehende Dokument im System. Dabei werden automatisch alle geschäftsprozessrelevanten Informationen extrahiert und validiert.

2

Digitale Workflows automatisieren die Bearbeitung

Mittels digitaler Workflows leitet das Tool alle Dokumente den involvierten Mitarbeitern zur Erledigung oder Durchsicht weiter. Dadurch bleibt keine Post liegen und Fristen können einfach überwacht werden.

3

Rechtskonforme Archivierung

Der Schriftverkehr wird rechtskonform digital archiviert und unternehmensweit verfügbar gemacht. Das Archiv kooperiert dabei mit E-Mail-, ERP- und CRM-Systemen, um weitere Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Noch Fragen?

Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit Michael!

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Michael Köhler