Der Praxis-Guide: Alles, was Sie wissen müssen
Erhalten Sie in diesem Praxis-Guide alle wichtigen Informationen zur Digitalen Personalakte. Entdecken Sie neben den Grundlagen, Vor- und Nachteile und aktuelle Studienergebnisse sowie Expertentipps und Tools, die Ihnen helfen, sich für oder gegen die Einführung einer Digitalen Personalakte zu entscheiden.
Eine Digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte genannt) ist eine Software, mit der digitale Dokumente einer Personalakte verwaltet werden. Sie ersetzt die traditionelle Personalakte auf Papier und funktioniert ganz ähnlich, nur ohne Papier. Dieses Dokumentenmanagementsystem ist speziell auf die Bedürfnisse der Personalverwaltung von Unternehmen zugeschnitten. Es soll helfen, Verwaltungsprozesse zu optimieren.
Die Funktionen einer Digitalen Personalakte reichen von der bloßen Archivierung von Dokumenten bis zu automatisierten Workflows. Meist sind sie modular erweiterbar und können so für das Anwenderunternehmen individualisiert werden.
Die Digitale Personalakte gibt es in zwei Varianten: als Cloud- oder On-Premises-Lösung.
Bei der cloudbasierten Variante werden die Daten extern auf einem Server gespeichert und Sie loggen sich über das Internet ein. Mit einer Cloud-Lösung müssen Sie keine eigene Server-Hardware anschaffen und warten. Sie können schneller starten und die Anfangsinvestitionen fallen deutlich niedriger aus. Hier ist es wichtig, einen Anbieter auszuwählen, der sich an deutsche Datenschutzgesetze und die „Grundsätze der ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung“ (GoBD) hält.
Für eine On-Premises-Lösung werden die Daten im Haus auf dem eigenen Firmenserver gespeichert. Das Unternehmen stellt selbst die Hardware und einen Administrator. Wenn die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens bereits sehr gut aufgestellt ist, können Sie das Rechenzentrum für die neuen Anwendungen erweitern und selbst warten.
Analog vs. digital
Laut einer Studie des Bitkom e. V. (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.) des Jahres 2019 nutzten 30% der über 700 befragten deutschen Unternehmen eine Dokumentenmanagementsoftware im Personalwesen. 54% der Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern interessieren sich für die elektronische Aktenführung.1 In einer Untersuchung mit 355 Interviews fanden Computerwoche und CIO heraus: „Sechs von zehn Unternehmen sehen IT-Lösungen als integralen Bestandteil der täglichen HR-Arbeit. Demgegenüber ist jede siebte Organisation noch standardmäßig mit Umlaufmappen unterwegs.“2
Je größer ein Unternehmen ist, desto häufiger kommen IT-Lösungen und die Digitale Personalakte bereits zum Einsatz. Aber kleine und mittelständische Unternehmen ziehen kräftig nach. Die Corona-Pandemie wirkte hier beschleunigend: Da die Mehrzahl der Unternehmen schnell auf digitale Kommunikation und Homeoffice umstellte, zeigten sich die Vorteile der elektronischen Akten in der Personalarbeit. Viele Firmen haben noch nicht auf die Digitale Personalakte umgestellt. Sie kann deshalb aktuell noch einen echten Wettbewerbsvorteil bieten.
Digitale Akten sollen in erster Linie den Workflow in Personalabteilungen verbessern. Durch das zentrale Archiv und automatisierte Prozesse werden Arbeitsabläufe rund um die Erstellung und Verwaltung von Personalakten einfacher und schneller. Durch das Fokussieren und Digitalisieren entsteht Wachstum im Unternehmen. Such- und Ablagezeiten sowie sich wiederholende Routineaufgaben reduzieren sich. Dies spart langfristig Zeit und Geld.
Eine Digitale Personalakte sollte auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Branche und das einzelne Unternehmen zugeschnitten sein. Eine Lösung für alle gibt es nicht.
Die Digitale Personalakte bietet für die Personaldienstleistungsbranche einen besonders hohen Mehrwert. Aufgrund der hohen Zahl der Zeitarbeitnehmer, der Arbeitszeiterfassung und zahlreicher Ein- und Ausstellungen ist das Potential, Arbeitsprozesse durch ein passendes digitales Dokumentenmanagementsystem zu optimieren, besonders groß. Am Markt existieren speziell für Zeitarbeitsfirmen entwickelte Softwarelösungen, die viele vorkonfigurierte Prozesse, die in der Zeitarbeit typisch sind, mitbringen. Diese vereinfachen und beschleunigen die komplette Personalverwaltung. Dies betrifft z. B. die Bereiche:
Wichtig: Die IT-Lösung sollte mit Ihrer vorhandenen Personalsoftware, beispielsweise zvoove für Personaldienstleister, kompatibel sein.
Erfahren Sie, wie die ZAQUENSIS GmbH Personalakten digital verteilt, prüft und revisionssicher archiviert.
Digitalisierung ist enorm wichtig für eine qualitativ hochwertige und moderne Gesundheitsversorgung. Das Bundesministerium für Gesundheit hat daher zur Beschleunigung und Unterstützung der Digitalisierung der deutschen Kliniklandschaft das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) initiiert. Kliniken können im Rahmen des „Zukunftsprogramms Krankenhäuser“ aus einem Krankenhauszukunftsfonds (KHZF) Fördermittel beantragen.
Krankenhäuser und Patienten können an ganz unterschiedlichen Stellen von der Digitalisierung profitieren: Im Operationssaal etwa kommt der Chirurgie-Roboter da Vinci und in der Verwaltung kommt neben der elektronischen Patientenakte auch die elektronische Personalakte zum Einsatz.
Die Digitale Personalakte ist für Kliniken besonders lohnenswert. Durch den umfangreichen Personalstamm oder die Verwaltung des Personals über mehrere Standorte hinweg sowie hohe Fluktuation sind die Optimierungsmöglichkeiten, Verwaltungsprozesse mithilfe digitaler Werkzeuge effizienter zu gestalten und zu automatisieren, reichlich. Auch im Gesundheitswesen gibt es Anbieter, die eine Digitale Personalakte speziell für den Bedarf von Krankenhäusern anbieten.
Das sollten Sie beachten
Digitale Personalakten und die digitale Aufbewahrung von Daten und Dokumenten gelten als revisionssicher, wenn sie die folgenden rechtlichen Vorschriften zur Rechts- und Revisionssicherheit sowie zum Datenschutz erfüllen:
Mehr im Artikel zur Revisionssicherheit: 10 Anforderungen an revisionssichere Archivierung
Offizielle, allgemeine Zertifizierungen, die Ihnen die Revisionssicherheit Ihrer elektronischen Akten bestätigen, gibt es nicht. Sie können sich aber individuell von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer Revisionssicherheit testieren lassen. Zu einer umfassenden Revisionssicherheit gehören neben der Software, die Hardware, die Zertifizierung von Soft- und Hardware und die Verfahrensdokumentation.
Ein Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist eine Art Handbuch, indem vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sein soll, wie analoge und digitale Belege in einem Unternehmen empfangen, verarbeitet, ausgegeben und archiviert werden. Anhand der Dokumentation kann der Betriebsprüfer schnell einen Überblick über die organisatorischen und technischen Abläufe der Datenverarbeitung erhalten.
Jedes Unternehmen, das Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten hat und diesen ganz oder teilweise digital nachkommt, ist zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Dies dürfte in Deutschland auf fast jedes Unternehmen zutreffen.
Eine Verfahrensdokumentation können Sie in Eigenregie oder mit Unterstützung eines Wirtschaftsprüfers oder Beraters erstellen. Im Netz gibt es eine Menge anpassbarer Muster und Vorlagen. Hier zwei Beispiele, die Ihnen bei der Erstellung helfen können:
Mustervorlagen sollten Sie nicht unhinterfragt übernehmen, sondern auf Ihre Situation anpassen. Die Abläufe in Unternehmen sind sehr unterschiedlich. Abhängig von der Komplexität, der Beleganzahl und den IT-Lösungen können sich Gestalt und Ansprüche an eine Verfahrensdokumentation sehr unterscheiden.
In Personalakten sind zahlreiche sensible personenbezogene Daten abgelegt. Egal ob digital auf dem Firmenserver, in der Cloud oder auf Papier, die persönlichen Daten der Mitarbeiter müssen gegen unberechtigten Zugriff und andere missbräuchliche Verwendung geschützt sein. Sie benötigen eine Software, die den datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht, etwa indem sie Daten verschlüsselt und sicher übermittelt, Zugriffsrechte und Nutzerrollen definiert, Bearbeitungsprozesse zuverlässig und transparent protokolliert. Bei einer Cloud-Infrastruktur sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der seine Systeme in zertifizierten und deutschen Rechenzentren betreibt.
Auch die bearbeitenden Mitarbeiter sollten beim Erfassen und Verwalten der Daten unbedingt die datenschutzrechtlichen Pflichten nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) kennen und berücksichtigen.
Die Studie der tutum GmbH in Zusammenarbeit mit der Universität Bamberg zeigte, dass je mehr die Digitale Personalakte genutzt wurde, desto besser fiel die Einschätzung der befragten Unternehmen zur Qualität und Einhaltung rechtlicher Vorschriften aus. So gaben 76 % an, dass durch die Digitale Personalakte die Zugriffsregeln verbessert werden, 76 %, dass der Datenverlust reduziert wird, 70 %, dass sich die Datensicherheit erhöht und 63 %, dass Fehler vermieden werden.3 Digitale Dokumente können im Gegensatz zu Papier verschlüsselt und mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden. Durch spezielle Zugriffsrechte und Rollen ist kein unbefugtes Einsehen vertraulicher Informationen mehr möglich.
In analogen und digitalen Personalakten dürfen Arbeitgeber entsprechend § 26 BDSG nur Daten sammeln, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind. Inhaltlich gehört in die Digitale Personalakte, was auch schon in der Papierakte war.
Das darf in die Digitale Personalakte:
Das darf nicht in die Digitale Personalakte:
Die Regeln zur Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses finden Sie im Bundesdatenschutzgesetz (§ 26 BDSG).
Welche Dokumente aufbewahrt werden sollten und welche vernichtet werden können, kann sehr individuell sein und hängt vom einzelnen Unternehmen ab. Grundsätzlich sollten Sie alle Dokumente in Dokumente mit Urkundencharakter und Dokumente ohne Urkundencharakter einteilen. Urkundencharakter haben beispielsweise offizielle Verträge, Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungen. Auch die Einwilligung des Arbeitnehmers in die Datenverarbeitung gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie ein vereinbartes nachvertragliches Wettbewerbsverbot sollten Sie analog aufbewahren. Im Zweifel hilft juristische Beratung. Urlaubsanträge, Fortbildungsbescheinigungen und Bewerbungen dagegen können Sie vernichten.
Was Sie vor der Einführung der Digitalen Personalakte wissen wollen
Die Kosten für die Einführung und den Betrieb einer Digitale Personalakte lassen sich in einmalige und laufende Kosten unterscheiden. Sie sind abhängig von der Größe und den Bedürfnissen des Unternehmens: Sollen 50 oder 5000 Akten digitalisiert werden? Soll es eine Cloud-Lösung (Daten auf einem extern gehosteten Server) oder ein On-Premises-Betrieb (Daten werden im eigenen Netzwerk im Unternehmen verwaltet) sein? Wie detailliert sollen die Bestandsakten digitalisiert werden? Werden die Dokumente selbst oder von einem professionellen Dienstleister gescannt?
Cloud-Systeme eignen sich besonders für kleinere Unternehmen mit eher kleinem Budget. Die Einstiegshürde ist niedriger, da keine hohen Lizenzgebühren für das Programm anfallen.
Eine On-Premises-Lösung mit Programmen, die auf den eigenen Servern laufen, ist in der Regel teurer, da Hardware und die IT-Administration durch qualifiziertes Personal mit eingerechnet werden müssen.
Kosten
Jahr 1
Jahr 2
Jahr 3
- 8.000 €
0 €
0 €
- 10.856 €
- 10.856 €
- 10.856 €
+ 27.500 €
+ 27.500 €
+ 27.500 €
+ 4.200 €
+ 4.200 €
+ 4.200 €
+ 600 €
+ 600 €
+ 600 €
+ 13.444 €
+ 25.644 €
+ 29.244 €
Hinweis: Diese Beispielrechnung beruht auf Durchschnitts- und Erfahrungswerten.
Ein Unternehmen in begehrter Citylage kann die hohe Miete für das Aktenarchiv einsparen, während der freiwerdende Raum im firmeneigenen Gebäude zu keiner Einsparung führt. Für Firmen mit einer modernen Hardwareausstattung fallen die Anfangsinvestition niedriger aus als für andere. Und für dezentrale Organisationen etwa ist der zentrale Zugriff auf Daten von überall besonders viel wert.
Wir haben für Sie eine umfangreiche Tabelle im xls-Format erstellt, mit der Sie Ihren individuellen Return-on-Investment berechnen können.
Entscheiden Sie sich für eine Cloud- oder On-Premises-Variante und passen Sie die Tabelle an Ihre Situation und Bedürfnisse an, indem Sie Ihre eigenen Parameter ergänzen: Mitarbeiterzahl, einmalige und laufende Kosten, geschätzte eingesparte Zeit, subjektiver Wert der qualitativen Verbesserungen usw. Die Tabelle ist bereits mit realistischen Werten vorausgefüllt, sodass Sie Ihnen Orientierung für einzelne Posten geben kann. Zudem enthält sie Tipps und Erklärungen zum Ausfüllen.
Die Digitalisierung der existierenden Akten durch einen externen Dienstleister ist meist kostengünstiger als das Scannen in Eigenregie. Je detaillierter die Papierakten in das neue System überführt werden sollen, desto höher fallen die anfänglichen Kosten dafür aus, da der Aufwand deutlich höher ist.
Die kostengünstigste, da am wenigsten Aufwand verursachende Variante: das Scannen und Ablegen der Altakte als Ganzes. Die Daten und Dokumente werden nicht differenziert und nicht getrennt erfasst. Erst die nach der Einführung der elektronischen Personalakte eintreffenden Belege werden anhand der geplanten Dokumentenstruktur digitalisiert. Der Nachteil dieser Variante: Sie haben mehr Aufwand, wenn Dokumente aus der Bestandsakte gebraucht werden. Zudem muss der Mitarbeiter auf der Suche nach Belegen wissen, ob der Beleg vor oder nach der Umstellung auf die Digitale Personalakte erstellt wurde.
Mehr Komfort dagegen bietet das Scannen einzelner Dokumente und die entsprechende Zuordnung innerhalb der Digitalen Personalakte nach der Art der Daten und Dokumente. Jeder Beleg ist dann einzeln hinterlegt und kann einzeln identifiziert, sortiert und bearbeitet werden. Dieser Vorgang benötigt allerdings deutlich mehr Planung und Bearbeitungszeit und verursacht mehr Kosten.
Die Digitale Personalakte hilft, laufende Kosten zu senken:
Im Alltag führen Mitarbeiter der Personalverwaltung viele repetitive Aufgaben noch manuell durch, etwa das Erfassen von Urlaubsbelegen und Fehl- und Arbeitszeiten oder das Ablegen von Dokumenten in der Papierakte. Hier steckt das größte Einsparpotential der Digitalen Personalakte. Denn die wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter kann mithilfe der Digitalen Personalakte gezielter eingesetzt werden, da zahlreiche Tätigkeiten deutlich einfacher und schneller von der Hand gehen:
Papierbelege müssen gedruckt, gelocht und sortiert werden. Die Akte muss gesucht, aus dem Regal gezogen, der Beleg abgeheftet und die Akte wieder abgelegt werden. In unserer Untersuchung in Kooperation mit der Universität Bamberg gaben die befragten Unternehmen an, dass sich die Ablagezeit pro Vorgang im Mittel um 2 Minuten reduzierte. 24 % sparten sogar 6 bis 20 Minuten und mehr.
Das händische Durchforsten einer Akte auf der Suche nach einem bestimmten Dokument kann je nach Situation 15, 30 oder gar 45 Minuten dauern. Die digitale Suche dagegen ist aufgrund der Stichwort- und Volltextsuche und der schnellen Durchsicht häufig in wenigen Sekunden erfolgreich. 70 % der von uns befragten Studienteilnehmer gaben an, dass sich die Suchzeit pro Vorgang um bis zu 5 Minuten reduziert hat, bei 15 % der Firmen sank sie gar um 6 bis 15 Minuten.4
Nicht zu unterschätzen sind die weniger einfach zu messenden Verbesserungen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Bearbeitungsqualität, Sicherheit, Transparenz und Effizienz.
In Zeiten des Fachkräftemangels spielt die Mitarbeiterzufriedenheit eine immer wichtigere Rolle: Mit der Digitalen Personalakte haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge und werden von unterfordernden Routineaufgaben entlastet. Zudem können sie von überall auf die Akten zugreifen und ortsunabhängig arbeiten. Ein klares Plus für viele Mitarbeiter.
Die Kosten und der Zeitaufwand zur Einführung der Digitalen Personalakte sind anfangs eher hoch und sollten nicht unterschätzt werden. Ist der Betrieb aber erst mal erfolgreich gestartet, rechnet sich die Digitale Personalakte in den meisten Unternehmen bereits nach ein paar Monaten bis wenigen Jahren und führt langfristig zu erheblichen Kostensenkungen.
Den größten Nutzen der Digitalen Personalakte sehen die Anwenderunternehmen der Digitalen Personalakte in der Zeitersparnis. Wie hoch diese konkret ausfällt, ist vom Unternehmen und vom Grad der Digitalisierung und Automatisierung abhängig. In einer gemeinsamen Studie der Universität Bamberg und der tutum GmbH wurden Unternehmen zu ihrer Zeitersparnis befragt: 27,5 % sparten bis zu einer Stunde, weitere 27,5 % bis zu 3 Stunden, 12,5 % bis zu 5 Stunden, 10 % bis zu 10 Stunden, 2,5 % bis zu 20 und weitere 2,5 % 25 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter.5
Vielleicht. Um herauszufinden, ob die Umstellung sich für Ihr Unternehmen lohnt, müssen Sie die einmaligen Anfangsinvestitionen und laufende Kosten im Kontrast zu Ihren Einsparungen an Zeit und Geld und qualitativen Verbesserungen beurteilen. Eine Tabelle im xls-Format, um Ihren individuellen Return-on-Investment zu berechnen finden Sie hier.
Unterschätzen Sie den Aufwand für die Umstellung auf die Digitale Personalakte nicht. Bevor Sie von den Vorteilen profitieren können, sind eine intensive Planung sowie Test- und Mitarbeiterschulungsphase zu meistern.
Holen Sie mehrere Angebote ein und prüfen Sie den Anbieter anhand folgender Kriterien:
Führen Sie Digitale Personalakte sorgfältig und durchdacht ein, um spätere Probleme bei der Nutzung zu vermeiden. So gehen Sie vor:
1. Schritt: Analyse
2. Schritt: Umsetzung
3. Schritt: Schlussspurt
Wenn Sie von Papier auf elektronische Dokumente umsteigen wollen, müssen Sie entscheiden, wie die Dokumente digitalisiert werden sollen: intern durch Mitarbeiter, intern durch einen Dienstleister oder extern durch einen Dienstleister.
Vermeiden Sie typische Fehler, indem Sie diese fünf Tipps beachten:
Schaffen Sie sich jetzt mehr Zeit für das Wesentliche!
Emilienstraße 9
90489 Nürnberg
