Immobilienverwaltung digital und einfach
100% Transparenz in der Verwaltung – Mit der tutum Cloud-Lösung für Immobilienverwalter verarbeiten Sie Eingangsrechnungen digital und verwalten alle Dokumente papierlos. Dank standardisierter Arbeitsabläufe, cleverer Suchfunktionen und einem zentralen Archiv bringen Sie Struktur in Ihre Prozesse. So vermeiden Sie Buchhaltungsfehler und sparen bis zu 47% Zeit bei der Objektverwaltung.
Zentrale Dokumentenverwaltung
Bei Ihnen stapeln sich die Papierberge und die leidige Suche nach Dokumente an verschiedenen Orten kostet Sie sehr viel Zeit? Mit der tutum Cloud-Lösung werden Ihre Geschäftsunterlagen in einem zentralen Archiv mit standardisierter Ordnerstruktur abgelegt und sind durch eine Volltextsuche schnell gefunden. Sie sind dadurch blitzschnell zur Hand, um sie jederzeit und von überall zu bearbeiten, und Transparenz über Aufgaben zu behalten. Dokumente sind rechtskonform bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist archiviert.
✔ Revisionssicheres Archiv mit standardisierter Ordnerstruktur
✔ Volltextsuche und Filteroptionen für eine transparente Dokumentenablage
✔ Direkte Integration in Microsoft Outlook und Windows Explorer
Digitales Rechnungsmanagement
Die aufwendige manuelle Erfassung von Eingangsrechnungen ist ein häufiges Problem bei Hausverwaltungen, insbesondere wenn Rechnungen über verschiedene Kanäle eintreffen. Mit der tutum Cloud-Lösung landen Ihre eingehenden Rechnungen automatisch in einem zentralen Briefkorb, wo relevante Daten für Freigabe, Verbuchung, Bezahlung und Ablage durch OCR-Erkennung vorbefüllt werden. Anschließend durchlaufen Rechnungen einen standardisierten Prozess mit klar definierten Zuständigkeiten.
✔ Einfache und digitale Rechnungserfassung und -freigabe inkl. Import des Kontenrahmens
✔ Integrierte Dublettenprüfung und Erfassung von Abschlagsrechnungen und Split-Buchungen
✔ Automatischer Export zu ERP-System möglich
Automatischer Dokumententransfer zu casavi
Die Entscheidung, an welcher Stelle ein Dokument abgelegt wird und für welche Parteien (intern oder extern) es zugänglich ist, stellt für viele Immobilienverwalter täglich ein Problem dar. Unsere Verknüpfung mit casavi ermöglicht es, Dokumente direkt bei der Ablage mit externen Parteien via casavi zu teilen. So können alle Dokumente in einem einheitlichen Prozess und zentral abgelegt werden, ohne zwischen internen und externen Dokumenten unterscheiden zu müssen. Stammdaten aus casavi helfen bei der Validierung der Informationen und unterstützen damit beim Ablegen der Dokumente.
✔ Dokumententransfer auf Liegenschafts-, Einheits- und Kontaktebene
✔ Teilen mit mehreren Kontakten via casavi
✔ Automatische Synchronisation der Stammdaten aus casavi
Integration mit Win-CASA
Dank der Verknüpfung mit Win-CASA erfolgt die Synchronisation von Stammdaten reibungslos. Freigegebene Rechnungen sind zur Verbuchung in Win-CASA sofort verfügbar. Ein Klick genügt, um den zugehörigen Beleg zu einer Buchung in Win-CASA zu öffnen. Export-Funktionen ermöglichen zudem eine digitale Belegprüfung durch Beiräte.
✔ Automatische Synchronisation von Objektdaten
✔ Verknüpfung der Buchung in Win-CASA mit dem Beleg im Archiv
✔ Belege-Export aus Win-CASA ermöglicht digitale Belegprüfung für Beiräte
Schnelle Belegprüfung
Sie sind genervt vom Aufwand und den Ressourcen, die die Vorbereitung und Prüfung Ihrer Belege in Anspruch nehmen? Mit der tutum Cloud-Lösung liegen Ihre Belege in einem zentralen Archiv ab. Buchungen und Belege werden automatisch verknüpft, sodass beides blitzschnell zur Hand ist und richtig zugeordnet wird. Die Exportfunktion ermöglicht Ihnen außerdem eine digitale Bereitstellung der Belege an Externe, wie beispielsweiße Beiräte.
✔ Digitale Vorbereitung der Belegprüfung
✔ Automatische Verknüpfung von Belegen und Rechnungen
✔ Digitaler Export der Belege an Externe
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Als Win-CASA-Nutzer profitieren Sie von der Integration der tutum Cloud-Lösung in Ihr digitales Immobilienverwaltungssystem. Durch unsere Partnerschaft mit Software24 bieten wir als einer der wenigen Anbieter eine nahtlose Integration, was Ihnen z.B. den direkten Stammdatenimport ermöglicht.
Unsere Cloud-Lösungen lassen sich mühelos in bereits vorhandene Verwaltungssysteme einbinden. Das schließt bekannte Kollaborations-Tools, Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme wie zum Beispiel casavi oder AERON powerhouse ein.
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Als Kooperationspartner des VDIV-Deutschland bringen wir Branchenexpertise in unsere Lösungen und kennen und verstehen die Probleme der Haus- und Immobilienverwalter.
