Praxis-Guide

Digitales Dokumenten­management-System

Das Wichtigste einfach erklärt

  
Kapitel I

Einleitung

Egal in welche Branche man schaut, in jedem Unternehmen wird eine Flut von Dokumenten verarbeitet. Oft auf Papier und immer öfter in digitaler Form. Das papierlose Büro wird laut der Studie „Papierloses Arbeiten Monitor 2020“ von Fellow Digitals zunehmend beliebter und 70 % der befragten Unternehmen sind der Meinung, dass es einfacher ist, Dokumente papierlos zu speichern.

Vielleicht wollen auch Sie Ihr Unternehmen erfolgreich in die digitalisierte Zukunft führen, doch Sie wissen noch nicht wie. Vielleicht fehlt Ihnen qualifiziertes Personal und Sie möchten Ihr Unternehmen mit automatisierten Prozessen weiter auf Erfolgskurs halten. Vielleicht sind Sie die langwierige manuelle Verwaltung von Papierdokumenten leid und auf der Suche nach einer effizienteren Lösung.

In diesem Leitfaden erhalten Sie alle wichtigen Informationen zum Thema digitales Dokumentenmanagement: Wir zeigen Ihnen, was ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann, welche Vorteile es für Firmen hat und was Sie bei Auswahl und Einführung beachten sollten.

   
Kaptiel II

Definition: Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Der Begriff Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) oder Dokumentenmanagement steht für IT-Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und deren Prozesse. Dies schließt auch digitalisierte, originär papiergebundene Dokumente in elektronischen Systemen ein.3 Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Papierdokumente und digitale Dateien zentral und digital archivieren. Es hilft Ihnen, Dokumente zu erfassen, zu verarbeiten, zu speichern und zurückzuverfolgen. Laut Gabler Wirtschaftslexikon ist der Hauptzweck des Dokumentenmanagements, durch eine Verkürzung der Durchlaufzeiten und eine schnelle Bereitstellung von Informationen die Arbeitsproduktivität zu erhöhen.

  
Kapitel III

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitales Dokumentenmanagement

In ihrem Alltag sind Unternehmen mit einer Fülle analoger und digitaler Informationen in Form von E-Mails, Briefen, Verträgen, Rechnungen, Reklamationen, Anfragen und Belegen konfrontiert. Mit einer Software für ein digitales Dokumentenmanagement bringen Sie Übersicht, Ordnung und Struktur in Ihre Dokumente und haben immer zügig die richtigen Informationen zur Hand.

Glaubten laut der Untersuchung „Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen?“ des Branchenverbandes der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche Bitkom e. V. 2016 noch 36 % der 502 befragten Firmen, dass der wirtschaftliche Nutzen der Digitalisierung für sie unklar ist, so sank die Zahl deutlich auf 12 % im Jahr 2021.1 Corona hat die Zweifel vieler Unternehmen aus dem Weg geräumt und das digitale Büro ist in der Breite angekommen. 2021 verschickten deutsche Unternehmen erstmals mehr digitale Rechnungen als analoge.2

Dokumentenmanagement-Software bringt heute zahlreiche Funktionen und Lösungen mit, die ein großes Spektrum verschiedener Aufgabenbereiche im digitalen Büro erfüllen. Angefangen bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten über Workflows, Möglichkeiten zur Zusammenarbeit wie Wikis oder Foren bis zu Web-Contentmanagement-Software.

  
Kapitel IV

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement-System (DMS) und Enterprise-Content-Management (ECM)?

Die Begriffe Dokumentenmanagementsystem und Enterprise-Content-Management (ECM) werden im deutschsprachigen Raum gegenwärtig häufig gleichbedeutend verwendet, da sich mit modernen Dokumentenmanagementsystemen nicht mehr nur Dokumente verwalten, sondern Inhalte in verschiedenen Formaten und komplexe Strukturen managen lassen. Im Englischen werden die Begriffe dagegen stärker differenziert.

Bitkom e. V. benutzt die Begriffe DMS und ECM ebenfalls synonym und definiert ECM folgendermaßen: „Ein Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden, Technologien und Werkzeuge zur unternehmensweiten Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (in Form von Dokumenten und Mediendaten).“4

   
Kapitel V

Was kann ein Dokumentenmanagement-System?

In erster Linie archiviert ein Dokumentenmanagementsystem alle elektronischen Dokumente digital, zentral und revisionssicher. Zusätzlich lassen sich mit modernen Dokumentenmanagementsystemen Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus (erstellen, erfassen, bearbeiten, archivieren, löschen) verwalten und komplexe Prozesse wie individuelle Workflows und individuell konfigurierbare Zugriffskonzepte umsetzen.

  1. Digitale Belegerfassung

    Die Zahl der papierbasierten und digitalen Dokumente und Informationsquellen steigt stetig. Diese Informationen und Daten zu erfassen, zu verschlagworten und zu klassifizieren ist für viele Organisationen sehr aufwendig und zeitintensiv. Umso wichtiger wird eine automatisierte, schnelle und verlässliche Erfassung. Durch eine leistungsfähige Texterkennung ist ein Dokumentenmanagementsystem in der Lage, Belege selbstständig zu erfassen und zu klassifizieren. Papierdokumente können schnell digitalisiert und ausgelesen werden. Dokumente, die digital in Ihr Unternehmen gelangen, werden vom Dokumentenmanagementsystem automatisch erfasst. Da alle eingehenden Informationen und Dokumente zentral gespeichert werden, können alle berechtigten Mitarbeiter auf die Dokumente im Archiv zugreifen. Damit ist die Grundlage für die anschließenden Workflows gelegt.

  2. Workflow Management
    Mit einem Dokumentenmanagementsystem haben Sie die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren. Dies können Bestellprozesse, Rechnungsprüfung oder Posteingangsverarbeitung sein. Workflows können individuell und regelbasiert konfiguriert werden, sodass auch komplizierte Geschäftsprozesse von selbst und zuverlässig gesteuert werden können. Prozesse können so fundamental beschleunigt und vereinfacht werden.

    Termine und gesetzliche Anforderungen halten Sie dank entsprechender Funktionen automatisch ein. Optionen wie Wiedervorlage und Erinnerung helfen, keine Frist zu verpassen. Hängt ein Dokument schon lange unbearbeitet in einem Prozessschritt fest oder droht eine Frist zu verstreichen, bekommt der bearbeitende Mitarbeiter einen Hinweis. Alle Abläufe sind transparent und nachvollziehbar, sodass das Controlling einfacher wird.

  3. Metadatenverwaltung und Volltextsuche
    Beim Erfassen der Dokumente werden auch Metadaten wie Erstellungsdatum, Dokumentenart, Version, Status, Schlagworte und Inhalt gespeichert. Die Metadaten können automatisiert aus dem Dokument extrahiert werden oder Schlagworte werden manuell ergänzt. Mithilfe dieser Informationen können Sie abgelegte Dokumente in Sekunden wiederfinden. Das manuelle Suchen in Akten und Ordnern entfällt. Voraussetzung dafür sind eine verlässliche Texterkennung und eine leistungsfähige Volltextsuche.

  4. Digitale Akten
    Digitale Kundenakten, Personalakten oder Vertragsakten strukturieren und organisieren die richtigen Informationen zum entsprechenden Geschäftsvorfall. Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können Daten und Dokumente anhand vordefinierter und individualisierbarer Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zusammengestellt und an bestehende Arbeitsprozesse angepasst werden. Sie sorgen für mehr Transparenz, bessere Kommunikation und einfachere Zusammenarbeit im Team, denn Sie können von überall auf die Akten zugreifen und alle Beteiligten sind immer auf dem gleichen Wissensstand.

  5. Revisionssichere Ablage und Archivierung
    Es existieren zahlreiche gesetzliche Vorgaben und Fristen, die bei der Archivierung von analogen und digitalen Dokumenten eingehalten werden müssen. Diese in manuellen Prozessen zu berücksichtigen, erfordert von Mitarbeitern eine umfassende Kenntnis der aktuellen Gesetzeslage. Eine deutschen Standards entsprechende DMS-Software übernimmt dies und speichert Daten unkompliziert entsprechend geltenden Gesetzen.

    Die Vorgaben zur revisionssicheren Dokumentenarchivierung finden Sie in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz GoBD). Sie betreffen alle steuerpflichtigen Unternehmen. Zudem ist im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt, dass geschäftsrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung aufzubewahren sind. Die Fristen für steuerrelevante Bücher und Dokumente finden Sie in der Abgabenordnung (AO).

    Die meisten revisionssicher gespeicherten Dokumente müssen Sie für das Finanzamt und eine Betriebsprüfung nicht in Papierform aufheben. Dokumente mit Urkundencharakter dagegen sollten Sie im Original aufbewahren, da sie vor Gericht als Nachweis dienen.

  6. E-Mail-Archivierung
    Mit einem Dokumentenmanagementsystem behalten Sie auch bei sehr vielen E-Mails den Überblick. Sie können einzelne E-Mails einem Geschäftsvorgang zuweisen und mit anderen Dokumenten verknüpfen. Zudem archiviert es Ihre E-Mails automatisch, rechtskonform und revisionssicher.

  7. Versionierung
    Ein Dokumentenmanagementsystem protokolliert die verschiedenen Versionen eines Dokuments, indem es dem Dokument Zeitstempel hinzufügt und den Bearbeiter speichert. Dadurch lassen sich alle Veränderungen eines Dokuments lückenlos nachvollziehen und der Nutzer hat immer die aktuellste Fassung vorliegen.

  8. Integration in bestehende IT-Landschaft
    Viele Dokumentenmanagementsysteme lassen sich einfach und schnell in fast jede Anwendung integrieren. Sie verfügen über Schnittstellen, die eine Anbindung an bestehende IT-Systeme der Firma zulassen. Dies ist wichtig für einen stabilen, barrierefreien und unternehmensweiten Informationsaustausch über alle Anwendungen hinweg.
DMS-Guide

Dokumentenmanagement Guide

Erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagement-System ist, was es kann, welche Vorteile es hat und wie es in den Unternehmensalltag integriert werden kann.

   
Kapitel VI

Einsatzgebiete eines DMS

Wofür eignet sich ein Dokumentenmanagement-System?

  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Personalwesen
  • Marketing und Vertrieb
  • Einkauf
  • Qualitätsmanagement
  • Kundenbetreuung

Beispiel Rechnungswesen: Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung

Ein Dokumentenmanagementsystem ist zwar in allen Unternehmensbereichen nützlich, doch in der Buchhaltung ist sein Mehrwert besonders groß. Hier müssen sehr viele Dokumente bearbeitet und über einen langen Zeitraum rechtskonform archiviert werden.

Eingangsrechnungen werden vom Unternehmen überprüft, kontiert und beglichen. Dieser komplexe Ablauf sollte rechtskonform und zügig ablaufen. Zieht sich der Prüfprozess in die Länge, gehen Skonti und Rabatte verloren und Mahngebühren können drohen.

Rechnungsverarbeitungsprozesse automatisieren

Rechnungen gelangen digital oder in Papierform in Ihre Unternehmen. Papierrechnungen müssen eingescannt werden, bevor sie wie digitale Rechnungen automatisch vom Dokumentenmanagementsystem erkannt und verarbeitet werden können. So vermeiden Sie Fehler, die bei der manuellen Buchung von Rechnungen schnell auftreten können.

Die Zuverlässigkeit bei der Verschlagwortung gescannter Eingangsrechnungen durch das Dokumentenmanagementsystem ist sehr hoch. Es ist in der Lage, zu lernen und bereits gescannte Formate wiederzuerkennen. Mithilfe der Texterkennung können Daten wie Namen, Rechnungsnummer und Kontoverbindung entnommen werden. Nach anfänglichem Anlernen kann das System in den Rechnungspositionen erkennen, wo Menge, Artikelnummer und Preise vermerkt sind. Eine manuelle Unterstützung wird nur dann erforderlich, wenn neue Rechnungsformate oder schlecht lesbare Originale erfasst werden sollen.

Nach der automatischen Verschlagwortung und Speicherung der Rechnungen können diese nach Regeln geordnet werden. Sie können sie in bestimmten Gruppen oder Ordnern zusammenfassen und beispielsweise eine digitale Lieferantenakte anlegen, zu der alle Dokumente mit der entsprechenden Kreditorennummer zugeordnet werden.

Mit einem Workflow können Eingangsrechnungen automatisch an die Mitarbeiter weitergeleitet werden, die diese freigeben sollen. Alle Abläufe sind transparent und von Vorgesetzten und anderen berechtigten Personen jederzeit überprüfbar.

Das Dokumentenmanagementsystem lässt sich problemlos in Microsoft-Office-Anwendungen und andere Buchhaltungsanwendungen integrieren.

Arbeitszeit und Kosten in der Buchhaltung reduzieren

Die Digitalisierung im Rechnungswesen steigert die Effizient Ihrer Buchhaltung enorm, da viele Prozesse automatisch und mit deutlich weniger Personaleinsatz ablaufen. So ist bei Personalmangel, Krankheit oder Urlaub eine schnelle Bezahlung ohne Verzögerungen gesichert. Da alle Informationen im Dokumentenmanagementsystem digital verfügbar sind, können Buchhalter bei Unklarheiten schneller Entscheidungen treffen.

Auch das Einsparpotenzial ist erheblich: In einer Studie kommt Billentis zu dem Schluss, dass elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse zu Kosteneinsparungen von 60 bis 80 % im Vergleich mit Papierprozessen führen.5

Beispiel Personalverwaltung: Datensicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Die Personalabteilung profitiert durch automatisierte Workflows und die automatische Erfassung und Archivierung von Mitarbeiterunterlagen wie Bewerbungsunterlagen, E-Mails und Fortbildungsnachweisen.

Personalunterlagen zentral und sicher speichern

Dokumente werden in einem zentralen Archiv gespeichert und können von allen Teammitgliedern eingesehen werden. Entscheider kommunizieren einfacher und potenzielle neue Mitarbeiter können besser ausgewählt und schneller eingestellt werden.

Personaler gehen mit besonders sensiblen, personenbezogenen Informationen um. Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind diese Daten geschützt und Sie halten die gesetzlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ein.

Mit digitalen Workflows das Onboarding neuer Mitarbeiter verbessern

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Personalmanager individuelle digitale Workflows erstellen, die neue Mitarbeiter beim Ankommen in Ihrem Unternehmen unterstützen. Senden Sie automatisch E-Mails zur Begrüßung, Orientierung oder mit Hilfsangeboten. So können Sie Arbeitszeit sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

   
Kapitel VII

Welche Vorteile hat ein Dokumentenmanagement-System?

Sich auf Schreibtischen stapelnde Aktenordner, mit Klebezetteln umrahmte Bildschirme und bis unter die Decke mit Ordnern bestückte Regale sind in Büros deutscher Unternehmen noch immer verbreitet. Dokumente werden manuell abgelegt und Informationen in mit Papier bestückten Ordnern gesucht. Typische Bürotätigkeiten, die viel Zeit und Geld kosten. Eine clevere Software für ein digitales Dokumentenmanagementsystem führt an dieser Stelle zu deutlich effizienterem Arbeiten mit enormem Einsparpotenzial.

Vorteile im Überblick

  • Zeit sparen
  • Prozesse beschleunigen
  • Dokumente effizienter erfassen, ablegen und wiederfinden
  • mehr Transparenz, Ordnung und Struktur
  • Informationen sind immer und überall verfügbar
  • Geschäftsprozesse automatisieren
  • Kosten senken
  • Ressourcen sparen
  • höhere Datensicherheit und Schutz vor Datenverlust
  • rechtliche Vorgaben besser einhalten
  • Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessern
  • Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Vorteile im Detail

Finden statt suchen

Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Informationen und Dateien. Dank digitaler Archivierung können Sie Dokumente in Sekunden finden. Sie müssen keine Aktenordner im Lagerraum wälzen. Das gesuchte Dokument kann per Mausklick von überall über die Suche des Dokumentenmanagementsystems aufgerufen werden. Sie sind Geschäftspartnern und Kunden gegenüber immer auskunftsfähig. 94 % der von Bitkom e. V. befragten mittelständischen Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einen wichtigen Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen.6

Ordnung und Struktur in Dokumente und Daten bringen

Undurchsichtige hierarchische Ordnerstrukturen und kryptische Dateinamen, wichtige Informationen, die bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters nicht verfügbar sind, Dokumente, die verloren gehen oder unauffindbar sind. Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Abhilfe und bringt Ordnung und Struktur in Ihre Daten, sodass Sie sie im Geschäftsalltag unkompliziert nutzen können. Durch Metadaten, Volltextsuche, individualisierbare Aktenstrukturen und eine intuitive Benutzeroberfläche stehen Mitarbeitern immer die Informationen zur Verfügung, die sie gerade brauchen.

Mit Automatisierung Arbeitszeit sparen

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente ist ein wichtiger Schritt in Richtung Automatisierung digitaler Prozesse. Viele manuelle Arbeitsabläufe lassen sich digital abbilden. Automatisierte Prozesse nehmen Arbeit ab und sparen Zeit. Fehlendes Personal kann die erfolgreiche Weiterentwicklung und Zukunft Ihres Unternehmens gefährden. Lassen Sie Routineaufgaben und sich wiederholende Bürotätigkeiten von einem intelligenten Dokumentenmanagementsystem übernehmen. So haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Sie sind zudem motivierter, da eintönige Aufgaben weniger werden, und Ihr Unternehmen kann mit gleichbleibendem Personalstamm wachsen.

Transparenz und Schnelligkeit durch Automatisierung

Dokumente können über Abteilungen und Standorte hinweg in Sekunden automatisch ausgetauscht werden. Der Nutzen ist gerade für verteilte Organisationen besonders groß. Ein im Dokumentenmanagementsystem erstellter Workflow kann mithilfe festgelegter Variablen wie Schlagwort, Projekt oder Kundennummer ein Dokument automatisch an den oder die richtigen Mitarbeiter weiterleiten. Abhängig vom Stand der Bearbeitung startet die nächste Workflowphase. Sie profitieren von mehr Transparenz, da die einzelnen Schritte vom System genau protokolliert werden und das Dokument auch während der Bearbeitung für alle abrufbar bleibt.

Ressourcen sparen und Ökobilanz verbessern

Eine Win-win-Situation für Sie und die Umwelt: Sie verzichten auf überflüssiges Ausdrucken von Dokumenten, Verschicken von Briefen und Anlegen von physischen Ordnern. So sparen Sie Kosten für Papier, Druck und Büromaterialien. Dokumente tauschen Sie digital aus, sodass Portokosten entfallen. Gleichzeitig reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und CO₂-Ausstoß, schonen die Umwelt und der ökologische Fußabdruck Ihres Unternehmens wird kleiner.

Dokumente in Papierform aufzubewahren, erfordert entsprechend viel Platz. Mit der Dokumentenmenge steigt auch der Platzbedarf. Digitale Speicherung bedarf kaum oder gar keinem Platz und kann flexibel angepasst werden. Sie benötigen nur noch Raum für die analoge Archivierung von Dokumenten mit Urkundencharakter und sparen so Lagerkosten.

Zusammenarbeit im Team verbessern

Digital archivierte Dokumente machen es möglich, dass mehrere Personen an unterschiedlichen Orten zur gleichen Zeit auf sie zugreifen und sie bearbeiten können. Die Transport- und Durchlaufzeiten von Dokumenten verringern sich erheblich. Dadurch, dass die berechtigten Mitarbeiter über einen Link auf dasselbe Dokument zugreifen, arbeiten sie immer auf derselben Datenbasis und Verteiler- oder Bearbeitungskopien sind unnötig.

Compliance und Sicherheit erhöhen

Informationen und Dokumente bilden häufig die Grundlage für Ihre Geschäftsbeziehungen, Produktion oder Dienstleistung. Umso wichtiger ist, dass sie sicher und gesetzeskonform gespeichert werden. Laut einer Untersuchung des Bitkom e. V. nehmen 78 % der Unternehmen eine Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit durch den Einsatz einer DMS-Software war.7

Unbefugten Zugriff verhindern: Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollten Sie ein differenziertes Berechtigungskonzept erstellen. Legen Sie bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte (lesen, löschen, drucken, bearbeiten) fest. Nur befugte Personen können dann nach einer persönlichen Identitätsprüfung die für sie bestimmten Dokumente und Informationen sehen und verändern.

Revisionssicherheit: Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem brauchen Sie sich um Revisionssicherheit keine Sorgen mehr zu machen. Clevere Archivierungslösungen sorgen dafür, dass Ihre Dokumente entsprechend der GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) vollständig, unveränderbar, korrekt, nachvollziehbar, sicher und geordnet in einem digitalen Archiv gespeichert werden.

Datenschutz: Ein gutes Dokumentenmanagementsystem schützt Daten entsprechend der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zuverlässig. Die verschiedenen gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen der DSGVO halten Sie mühelos ein, indem die Software den unterschiedlichen Dokumentenarten die passende Aufbewahrungsdauer zuordnet und zum richtigen Zeitpunkt von allein löscht. Zeitaufwendiges manuelles Löschen wird so überflüssig und Sie vermeiden, Fristen zu verpassen oder versehentlich Dokumente zu löschen.

Gut vorbereitet auf den Katastrophenfall: Mit einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem sind Ihre Daten im Gegensatz zum verschließbaren Aktenschrank oder lokalen Rechenzentrum auch bei Hochwasser, Feuer, Diebstahl oder Einbruch geschützt. Dank Back-ups können Sie auch im Notfall auf Ihre Dokumente zugreifen und Ihre Firma kann ihre Arbeit schneller wieder fortsetzen.

Nutzen in der Praxis: Das sagen Mittelständler über digitales Dokumentenmanagement

In der Studie „Digital Office im Mittelstand“ wurden 2019 703 Unternehmen vom Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche zur Umsetzung des digitalen Büros befragt: „Im Mittelstand setzt derzeit knapp die Hälfte der Unternehmen Standard-Software für das Dokumentenmanagement ein (47 %). Bei größeren Unternehmen sind es dagegen 96 %.“8

Mittelständische Firmen sehen laut der Untersuchung an erster Stelle Effizienzsteigerungen, etwa einen schnelleren Zugriff auf Informationen und weniger Kosten für die Verwaltung von Dokumenten. Die befragten Unternehmen schätzen zudem besonders den Schutz vor Datenverlust und eine verbesserte Compliance. Zunehmend wichtig ist auch eine höhere Datenintegration, die die Basis für die Digitalisierung des Mittelstandes bildet.

Laut „Digital Office Index 2020“ haben 71 % der befragten Unternehmen eine gestiegene Kundenzufriedenheit seit der Einführung digitaler Lösungen beobachtet. 68 % gaben an, dass sich die Performance der Büro- und Verwaltungsprozesse mit Externen und 67 %, dass sich die Performance der internen Prozesse verbessert hätte. 9

Die Gesamtbilanz der deutschen Unternehmen, die den Schritt zum digitalen Dokumentenmanagement getan haben, ist positiv und der Digitalisierungstrend setzt sich fort. 44 % planen 2022 Investitionen ins digitale Büro, 87 % haben bereits in der Vergangenheit investiert und nur 6 % planten keinerlei Investitionen.10

   
Kapitel VIII

Wie führe ich ein Dokumentenmanagement-System in meinem Unternehmen ein?

Dokumentenmanagementsystem einführen: So gehen Sie vor

Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems bietet zahlreiche Vorteile, doch bevor Sie in deren Genuss kommen, müssen Sie ausreichend Ressourcen für die Einführung einplanen. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für Planung, Testphase und Mitarbeiterschulungen.

1. Analyse

  • geeignetes Team bilden
  • Analyse der existierenden Dokumente und Informationen und der damit verbundenen Prozesse
  • interne Prozesse prüfen, optimieren und Strategie für das Weiterleiten, Prüfen, Freigeben und Verteilen von Dokumenten entwickeln
  • Anforderungen und Bedürfnisse an DMS klären

2. Umsetzung

  • Belegschaft frühzeitig und regelmäßig über Einführungsprozess informieren und einbeziehen
  • passende DMS-Lösung als Cloud- oder On-Premises-Variante wählen
  • eventuell Hardware anschaffen
  • Zugriffskonzept festlegen: Rollen und Rechte vergeben
  • Anpassung: sich wiederholende Aufgaben und Prozesse automatisieren, z. B. automatische Sortierung und Verschlagwortung von Dokumenten beim Erfassen, automatisches Zuordnen von Arbeitsaufgaben mithilfe von Workflow-Konfigurationen
  • gründliche Testphase
  • Mitarbeiterschulung

3. Inbetriebnahme und Nachbereitung

  • tatsächliche Inbetriebnahme
  • Regelmäßiges Feedback einholen
  • Probleme und Fragen der Nutzer klären
  • Konfiguration kontinuierlich verbessern

Wie finde ich die passende Software für mein Unternehmen?

Die Auswahl von DMS-Produkten ist riesig und die Entscheidung für das richtige Produkt schwierig. Die Anbieter werben mit Spezialisierungen auf bestimmte Branchen und Aufgaben wie Personalverwaltung, Logistik oder Buchhaltung.

Bevor Sie sich auf die Suche begeben, sollten Sie für sich folgende Fragen klären:

  1. Wie viele Mitarbeiter werden zu Beginn und perspektivisch mit dem DMS arbeiten?
    Wer benötigt Schreib- und wer Leserechte? Mitarbeiter nutzen Dokumente sehr unterschiedlich. Brauchen wirklich alle einen vollwertigen Zugang? Oder soll es ein verwaltendes Team geben, das Dokumente und Daten bearbeitet, während der Rest der Belegschaft Dokumente nur ansehen und weiterverteilen kann? Je mehr Mitarbeiter Dokumente verändern können, umso komplizierter und eventuell teurer werden die Organisation und der Schutz der Zugriffe.

  2. Welche Abteilungen werden das DMS in erster Linie nutzen?
    Dies ist wichtig, um herauszufinden, welche Einsatzgebiete und Funktionen wesentlich sind.

  3. Welche Ziele verfolgen Sie? Welche Funktionen sind für die Erfüllung dieser Ziele relevant?
    Geht es vor allem um die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten oder sollen Rechts- und Revisionssicherheit erhöht werden? Oder stehen Automatisierung und Workflows im Vordergrund? DMS haben unterschiedlich Schwerpunkte und Vorteile. Wenn Sie die Ziele und geplanten Einsatzgebiete in Ihrem Unternehmen klar identifizieren, finden Sie leichter die richtige Software.

  4. Wie viele Dokumente sollen verwaltet werden? Wie viele Dokumente kommen regelmäßig hinzu oder sollen bearbeitet werden?
  5. In welcher Branche arbeitet Ihr Unternehmen?
    DMS-Lösungen werden zwar nicht für spezielle Branchen entwickelt, doch Erfahrung des Anbieters in Ihrer Branche erleichtert die Einführung ungemein. Er kann Ihre Geschäftsabläufe schneller nachvollziehen und die Einführung wird zügiger und problemloser ablaufen.
  6. Agiert Ihr Unternehmen national oder international?
    Internationale Unternehmen mit einer internationalen Belegschaft und globalen Absatzmärkten benötigen besondere Sprachoptionen und juristische Fragestellungen können sich unterscheiden.
  7. Soll das DMS in mehreren Niederlassungen zum Einsatz kommen?
  8. Wie sieht Ihre aktuelle IT-Landschaft aus? Welche Schnittstellen gibt es zu diesen Systemen? Welche Hardware ist vorhanden?
    Auch technische Aspekte sollten Sie vor der Suche klären. Ist geeignete Hardware für die Software im Unternehmen vorhanden oder soll diese angeschafft werden?
    Bei der Auswahl des DMS spielt Ihre bestehende IT-Landschaft eine wichtige Rolle: Soll das DMS in bestimmte Systeme integriert werden? Dies können beispielweise ein ERP-System, eine Personalverwaltungssoftware, ein Onlineshop oder ein E-Mail-Programm sein.
  9. Wünschen Sie sich eine Cloud- oder eine Vor-Ort-Lösung?
    Die Cloud bietet für kleine und mittelständische Organisationen mehr Flexibilität, da sie ortsunabhängig und skalierbar ist. Sie kann mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an konjunkturelle Schwankungen anpassen. Durch das bessere Kosten-Nutzen-Verhältnis ist eine Cloud-Lösung häufig die richtige Wahl für mittelständische Firmen.

  10. Soll das DMS via App auch auf mobilen Endgeräten laufen?
  11. Soll das DMS einen Offline-Modus haben?

Unabhängig davon, wie Sie die einzelnen Fragen beantworten, sollten Sie sich über die Bedürfnisse Ihres Unternehmens im Klaren sein. Binden Sie Ihre Mitarbeiter bei der Auswahl ein. Eine externe Person kann diese Entscheidung nicht für Sie treffen. Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl, Einführung und Inbetriebnahme des Dokumentenmanagementsystems. Mit Ruhe und Sorgfalt werden Sie Stolperstellen souverän umschiffen.

Haben Sie keine Experten im eigenen Unternehmen oder sind Sie sich unsicher, ziehen Sie einen Berater hinzu. Er kann Ihnen bei einzelnen Schritten oder im gesamten Einführungsprozess samt kontinuierlichem Support nach erfolgreichem Start zur Seite stehen.

Anbietercheck: Wie finde ich einen passenden Anbieter?

Holen Sie mehrere Angebote ein und prüfen Sie den Anbieter anhand folgender Kriterien:

  • allgemeine Erfahrung des Anbieters in der Digitalisierung von Dokumenten
  • spezifisches Branchenwissen des Anbieters
  • Referenzkunden
  • Preis-Leistungs-Verhältnis

Checkliste: Was sollte ein Dokumentenmanagementsystem können?

  • Dokumente und Daten clever und unkompliziert verwalten
  • individualisierbar und an Unternehmensbedarf anpassbar
  • benutzerfreundliche und intuitive Bedienoberfläche
  • Datenschutzrichtlinien einhalten
  • Zugriffskonzept, sodass nur berechtigte Personen Daten einsehen und verändern können
  • Änderungen protokollieren
  • rechtskonforme und revisionssichere Archivierung
  • Funktion für automatische Wiedervorlage und Löschung
  • einfache Integration in bestehende IT-Systeme

Cloud vs. On-Premises

Das papierlose Büro verlagert sich laut Studie des Bitkom e. V. zunehmend in die Cloud. Waren bis 2019 noch mehr On-Premises-Lösungen im Einsatz, setzen mittlerweile mehr als die Hälfte der mittelständischen Unternehmen auf eine Cloud-Lösung. 11

Für eine On-Premises-Lösung werden die Daten vor Ort auf dem eigenen Firmenserver archiviert. Die Firma stellt selbst die Hardware und einen Administrator zur Verfügung. Sollte eine gute IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen bereits existieren, können Sie diese für das neue Dokumentenmanagementsystem erweitern und eigenständig warten.

Bei einem cloudbasierten Dokumentenmanagement werden die Daten extern auf einem Server abgelegt und Sie loggen sich über das Internet ein. Die Cloud ist für Mittelständler besonders attraktiv, da die Ressourcen für IT hier häufig knapp und die Einstiegshürden geringer sind. In größeren Unternehmen dagegen überwiegt noch der Einsatz von On-Premises.12

Ein Dokumentenmanagementsystem in der Cloud lässt sich zügig einführen und für Hardware, Wartung und Sicherheit ist der Anbieter verantwortlich. Das Anwenderunternehmen kann nach Bedarf skalieren und das Dokumentenmanagementsystem flexibel anpassen.

Vor der Entscheidung für einen Anbieter sollten Sie sichergehen, dass er deutsche und europäische Datenschutzrichtlinien und Gesetze einhält. Ist dies nicht der Fall, kann dies juristische Konsequenzen haben, da dies in Ihrer Verantwortung liegt.

4 Tipps, mit denen die Einführung gelingt

  1. Setzen Sie sich realistische Ziele. Sie können nach Planung und Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems schnell umgesetzt werden.
  2. Holen Sie Ihr Personal rechtzeitig ins Boot, indem Sie frühzeitig über die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems informieren. Binden Sie Ihre Belegschaft in die Auswahl und die Konfiguration ein. Zum einen soll sie später damit arbeiten und Sie erhöhen so die Akzeptanz, zum anderen kennt niemand die Geschäftsprozesse besser als sie.
  3. Nehmen Sie sich Zeit, das Zugriffskonzept gründlich zu durchdenken.
  4. Bewahren Sie Papiere mit Urkundencharakter im Original auf. Die meisten Dokumente können zwar ausschließlich digital gespeichert werden. Doch was für das Finanzamt in Ordnung ist, reicht vor Gericht nicht als Nachweis aus. Heben Sie deshalb Dokumente mit Unterschriften wie Verträge oder Kündigungen in Papierform auf.
Roadmap-freigestellt

Einführung eines DMS in 5 Schritten

Erfahren Sie in unserer Roadmap in nur 5 Schritten, wie Sie die Einführung in Ihr Unternehmen am besten gestalten und auf was Sie dabei achten sollten.

   
Kapitel IX

Fazit

Mehr Zeit fürs Wesentliche

Die Digitalisierung von Dokumenten zielt darauf ab, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Informationen stehen schneller und ortsunabhängig zur Verfügung und Tätigkeiten und Prozesse, die sich digital abbilden lassen, werden automatisiert. Ein Dokumentenmanagementsystem nimmt Ihren Mitarbeitern Arbeit ab und unterstützt sie, effizienter zu arbeiten. Das spart kostspielige Arbeitszeit und setzt das Können und die Motivation Ihres Personals zielgerichtet für wichtigere und komplexere Aufgaben ein. Zufriedene Mitarbeiter bleiben Ihnen erhalten und Ihr Unternehmen kann trotz Fachkräftemangel wachsen.

Auch konjunkturelle Schwankungen sowie außergewöhnliche und unerwartete Situationen wie eine Pandemie oder Naturkatastrophe lassen sich einfacher managen, wenn Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort auf alle wichtigen Informationen zugreifen können. Der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement zahlt langfristig auf Ihre Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit ein. Lassen Sie sich nicht von der Konkurrenz abhängen.

Mitwirkende:

Dirke Ziechmann

Dirke Ziechmann

Autorin

Quellen:

1 Bitkom e. V.: Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen? 2021, S. 4.
2 Bitkom e. V.: Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen? 2021, S. 10.
3 Wikipedia: Dokumentenmanagement
4 Bitkom e. V.: Digital Office im Mittelstand. Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM). 2019, S. 6.
5 Billentis: Die E-Rechnung steht im Zeichen großer Marktveränderungen. 2017, S. 77.
6 Bitkom e. V.: Digital Office im Mittelstand. Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM). 2019. S. 5.
7 Bitkom e. V.: Digital Office im Mittelstand. Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM). 2019. S. 5.
8 Bitkom e. V.: Digital Office im Mittelstand. Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM). 2019. S. 15.
9 Bitkom e. V.: Digital Office Index 2020. S. 10.
10 Bitkom e.V.: Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen? 2021. S. 12.
11 Bitkom e. V.: Digital Office im Mittelstand. Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM). 2019. S. 6.
12 Bitkom e. V.: Digital Office im Mittelstand. Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM). 2019. S. 8.
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